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Highlight des Monats für den Einkauf

Indirekter Einkauf: Beispiele, Herausforderungen und smarte Lösungen

Der indirekte Einkauf ist der oft unbemerkte, aber unverzichtbare Teil eines Unternehmens. Während der direkte Einkauf die Rohstoffe für die Produktion sichert, sorgt der indirekte Einkauf dafür, dass der Betrieb reibungslos läuft – sei es durch Büromaterial, IT-Ausstattung oder Reinigungsdienste. Ohne diese „unsichtbaren“ Einkäufe würde im Unternehmen vieles stillstehen. Doch genau hier steckt ein enormes Potenzial, das oft nicht vollständig genutzt wird. In diesem Artikel zeigen wir dir an praktischen Beispielen, wie du den indirekten Einkauf gezielt optimieren kannst, um Kosten zu senken und die Effizienz zu steigern.

Was gehört zum indirekten Einkauf?

Bevor wir uns die Beispiele für indirekten Einkauf anschauen, klären wir kurz, was genau dazugehört. Der indirekte Einkauf umfasst Produkte und Dienstleistungen, die nicht direkt in das Endprodukt eingehen, aber den Betrieb unterstützen.

Typische Kategorien im indirekten Einkauf:

• Bürobedarf & Ausstattung (Papier, Möbel, Drucker)
• IT & Software (Lizenzen, Hardware, Cloud-Services)
• Reinigungs- & Sicherheitsdienste
• Marketing- & Agenturleistungen
• Reisekosten & Fuhrparkmanagement
• Facility Management & Energieversorgung
• Weiterbildung & Schulungen
• Logistik & Verpackungen (nicht produktionsnah)

Kurz gesagt: Alles, was das Tagesgeschäft am Laufen hält – aber nicht im Produkt selbst landet.

Praxisbeispiel: IT-Ausstattung außer Kontrolle

Ein schnell wachsendes Start-up mit 120 Mitarbeitenden in der Tech-Branche, das in den ersten Jahren durch schnelles Wachstum und eine lockere Unternehmenskultur geprägt war. Die IT-Beschaffung war zu diesem Zeitpunkt jedoch weitgehend dezentral organisiert und nicht standardisiert.

Ausgangslage: In der Anfangszeit des Unternehmens hatte jeder Mitarbeiter freie Hand, wenn es darum ging, die benötigte IT-Ausstattung zu beschaffen. Neue Kolleg:innen bestellten ihre Laptops, Software und Hardware entweder über die gängigen Online-Shops oder über den nächstbesten Anbieter, der gerade verfügbar war. In der Praxis führte dies zu einer Vielzahl von Problemen:

• Fehlende Standardisierung: Jeder Mitarbeiter verwendete ein anderes Notebook-Modell, verschiedene Betriebssysteme und unterschiedliche Softwareversionen. Es gab keinerlei Einheitlichkeit in der IT-Ausstattung, was den Support und die Verwaltung erheblich erschwerte.
• Hohe Kosten: Da keine Rahmenverträge oder Mengenrabatte verhandelt wurden, zahlte das Unternehmen für Geräte und Software in der Regel den vollen Preis. Hinzu kam, dass viele Lizenzen unnötig mehrfach gekauft wurden, weil nicht klar war, wer welche Software und Lizenz benötigte.
• Lizenz- und Zugriffschaos: Ein weiteres großes Problem war das Lizenzmanagement. Niemand wusste genau, welche Softwarelizenzen vorhanden waren, und oft waren die Lizenzen nicht richtig zugeordnet, was zu einer ineffizienten Nutzung führte. In vielen Fällen wurden Lizenzen unnötigerweise erneuert oder doppelt bezahlt.
• Sicherheitsrisiken: Da Geräte ohne zentrale Koordination gekauft wurden, kamen viele unterschiedliche Modelle und Versionen ins Unternehmen, was die IT-Sicherheit beeinträchtigte. Es war zudem schwierig, Geräte auf dem neuesten Stand zu halten, da Updates nicht immer automatisch durchgeführt wurden.

Die Lösung:

Um diese Probleme zu lösen und den indirekten Einkauf im IT-Bereich zu optimieren, wurde ein indirekter Einkäufer eingestellt, der zusammen mit der IT-Abteilung eine umfassende Struktur aufbaute:

1. Standardisierung der IT-Ausstattung: Es wurden zwei Notebook-Modelle festgelegt, die für alle Mitarbeitenden im Unternehmen verfügbar sein sollten. Zudem wurde das Betriebssystem vereinheitlicht, sodass alle Geräte mit der gleichen Version arbeiteten. Auch Softwarepakete wurden klar definiert, sodass jede Abteilung nur die Software erhielt, die sie wirklich benötigte.
2. Zentralisierung der Bestellprozesse über ein E-Procurement-Tool: Alle Bestellungen liefen nun über ein zentrales E-Procurement-Tool, das eine Genehmigung und Nachverfolgung der Anfragen ermöglichte. Dies reduzierte die Fehlerquote bei Bestellungen und gab der IT-Abteilung einen klaren Überblick über alle Anfragen und Käufe. Durch diese Zentralisierung konnten Bestellungen gebündelt werden, was zu günstigeren Konditionen und besseren Preisen führte.
3. Software-Asset-Management: Eine Software-Asset-Management-Software wurde eingeführt, um die Lizenzen zu verwalten und zu überwachen. Hierdurch konnte das Unternehmen erkennen, welche Softwarelizenzen tatsächlich genutzt wurden und welche überflüssig waren. Diese ungenutzten Lizenzen wurden gekündigt, wodurch das Unternehmen unnötige Kosten einsparen konnte. Gleichzeitig wurde sichergestellt, dass alle Softwareversionen auf dem neuesten Stand waren und alle Mitarbeitenden Zugang zu den benötigten Programmen hatten.
4. Schulung und Kommunikation: Der indirekte Einkäufer arbeitete eng mit der IT-Abteilung zusammen, um den Mitarbeitenden den neuen Bestellprozess und die IT-Standards näherzubringen. Ein regelmäßiger Austausch und eine kontinuierliche Schulung sorgten dafür, dass alle Mitarbeiter im Unternehmen die neue Struktur akzeptierten und korrekt anwendeten.

Ergebnis nach 6 Monaten:

• 18 % Kostenersparnis bei IT-Beschaffungen: Durch die zentralisierte Beschaffung und den Abschluss von Rahmenverträgen konnte das Unternehmen signifikante Kosten sparen. Besonders bei der Softwarebeschaffung wurden unnötige Lizenzen eingespart.
• 80 % weniger Nachfragen und Rückläufer bei neuen Mitarbeitenden: Dank der Standardisierung der IT-Ausstattung konnten neue Mitarbeitende schneller und ohne Probleme ausgestattet werden. Das IT-Team musste weniger Zeit für individuelle Anfragen und Anpassungen aufwenden.
• Höhere IT-Sicherheit: Mit einheitlichen Geräten und regelmäßig durchgeführten Sicherheitsupdates konnte das Unternehmen das Risiko von Sicherheitslücken minimieren und die IT-Sicherheit deutlich erhöhen.

Weitere Beispiele für indirekten Einkauf

Beispiel: Fuhrparkmanagement

Ein internationales Unternehmen mit zahlreichen Außendienstmitarbeitern und einem Fuhrpark von über 200 Fahrzeugen hatte bis dato jedes Fahrzeug direkt von verschiedenen Anbietern gekauft, ohne eine zentrale Steuerung. Die Konsequenzen:

• Unterschiedliche Fahrzeugmodelle und -marken, was die Wartung und Reparaturen erschwerte.
• Verschiedene Leasing- und Mietkonditionen führten zu einer unübersichtlichen Kostenstruktur.
• Fehlende Wartungsplanung, was zu teuren Reparaturen und langen Ausfallzeiten führte.

Lösung: Das Unternehmen führte einen zentralen Rahmenvertrag für Fahrzeugleasing und Wartung mit einem Anbieter ein. Zudem wurde ein digitales Fuhrparkmanagement-Tool zur Planung von Wartung und Reparaturen eingesetzt. Mit einem zentralisierten Vertrag konnte das Unternehmen Volumenrabatte nutzen und die Wartungskosten durch präventive Wartung und regelmäßige Inspektionen deutlich senken.

Ergebnis:

• 15 % Einsparungen bei Leasingkosten und deutlich reduzierten Wartungskosten.
• Bessere Fahrzeugverfügbarkeit durch geplante Wartungen und weniger unerwartete Ausfälle.

Beispiel: Bürobedarf & Ausstattung

In einem Unternehmen mit über 300 Mitarbeitenden wurden Büroartikel wie Papier, Stifte, Druckerpatronen und Büromöbel durch einzelne Abteilungen bestellt – ohne eine klare Kontrolle oder gemeinsame Strategie. Dies führte zu:

• Doppelt gekauften Artikeln oder nicht genutztem Bürobedarf.
• Unterschiedlichen Marken und Qualität, was zu inkonsistenten Ergebnissen in der Büroausstattung führte.
• Unnötig hohen Lieferkosten, da kleinere Bestellungen über verschiedene Anbieter verteilt wurden.

Lösung: Das Unternehmen entschied sich, einen zentralen Einkauf für Bürobedarf über eine digitale Plattform zu etablieren. Durch die Zusammenarbeit mit einem großen Bürobedarfslieferanten konnte der Einkauf konsolidiert werden, und es wurden Rahmenverträge für die häufigsten Artikel abgeschlossen. Zudem wurde ein Bedarfserfassungstool eingeführt, das den Abteilungen eine bessere Planung und zentrale Bestellung ermöglichte.

Ergebnis:

• 20 % Einsparungen bei Bürobedarf durch die Nutzung von Rahmenverträgen und Großbestellungen.
• Verbesserte Qualität und Konsistenz der Büroausstattung durch die Standardisierung der Marken und Produkte.

Warum wird der indirekte Einkauf oft unterschätzt?

Trotz der offensichtlichen Vorteile wird der indirekte Einkauf häufig stiefmütterlich behandelt und nicht mit der gleichen Aufmerksamkeit bedacht wie der direkte Einkauf. Es gibt mehrere Gründe, warum Unternehmen diesen Bereich häufig unterschätzen:

1. Kein direkter Einfluss auf die Produktion: Der indirekte Einkauf betrifft nicht die Herstellung des Endprodukts, was ihn weniger „sichtbar“ macht. Viele Unternehmen konzentrieren sich daher lieber auf den direkten Einkauf, da dieser unmittelbaren Einfluss auf die Produktivität und den Gewinn hat.
2. Versteckte Ausgaben: Indirekte Einkäufe sind oft in kleinen Posten versteckt. Ein einzelner Posten wie Bürobedarf oder Softwarelizenzen scheint zunächst nicht teuer, doch summieren sich diese kleinen Beträge schnell zu einer erheblichen Summe. Die Wahrnehmung dieser „versteckten“ Kosten fällt oft schwer.
3. Verantwortung ist oft unklar verteilt: Der indirekte Einkauf wird nicht immer einer spezifischen Abteilung zugewiesen, was zu einer ineffizienten Handhabung führt. In vielen Fällen kümmern sich verschiedene Abteilungen selbstständig um ihren Einkauf, ohne eine zentrale Kontrolle. Das führt zu Ineffizienzen und erhöhten Kosten.

Trotz dieser Herausforderungen liegt gerade im indirekten Einkauf ein enormes Potenzial: Durch gezielte Maßnahmen wie die Standardisierung, Zentralisierung und den Einsatz von digitalen Tools können Unternehmen nicht nur die Kosten senken, sondern auch ihre Prozesse optimieren.

Fazit: Indirekter Einkauf – Der unterschätzte Erfolgsfaktor

Der indirekte Einkauf ist viel mehr als nur eine Notwendigkeit, die im Schatten des direkten Einkaufs steht. Er ist ein strategisches Steuerungsinstrument, das großen Einfluss auf die Effizienz und die Kostenstruktur eines Unternehmens hat. Von der IT-Ausstattung über Schulungen bis hin zum Fuhrparkmanagement – überall steckt Potenzial für Einsparungen und Verbesserungen.

Wer den indirekten Einkauf aktiv gestaltet, kann nicht nur Kosten senken, sondern auch Prozesse optimieren und transparente Strukturen schaffen, die das Unternehmen langfristig zukunftsfähig machen. Mit den richtigen Maßnahmen und einem strukturierten Ansatz kann der indirekte Einkauf zu einem echten Wettbewerbsvorteil werden.