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Gefunden werden sie selten. Bezahlt werden sie immer.
In dieser Ausgabe geht es genau darum:
Die teuersten Ostereier im Unternehmen – und nein, wir meinen keine Schokolade. Sondern versteckte Prozesskosten, die bei Einmalbedarfen jedes Jahr still und leise sechs- bis siebenstellige Budgets auffressen. Warum eine Bestellung für 300 € intern nochmal 350 € kostet – und was du dagegen tun kannst. Kompakt. Praxisnah. Mit Rechenbeispiel.
Highlight des Monats für den Einkauf
Die teuersten Ostereier im Unternehmen (Prozesskosten bei Einmalbedarfen)
Gefunden werden sie selten. Bezahlt werden sie immer. In vielen Unternehmen wird nach Einsparungen gesucht wie nach Ostereiern. Oft mit viel Energie – aber an der falschen Stelle. Denn die teuersten „Ostereier“ liegen nicht im Einkaufspreis, sondern verstecken sich in den Abläufen: Prozesskosten rund um Einmalbedarfe, C‑Teile und ad-hoc Bestellungen.
Der Effekt ist tückisch: Die Einzelbestellung wirkt harmlos. In Summe frisst sie jedes Jahr sechs- bis siebenstellige Budgets – ohne dass es im Reporting sauber sichtbar wird.
Warum Einmalbedarfe so teuer sind (obwohl der Warenkorb klein ist)
Einmalbedarfe haben typische Muster:
- geringe Warenkörbe (oft nur wenige hundert Euro)
- hoher Zeitdruck („muss heute noch raus“)
- viele Lieferanten (Tail Spend), wenig Standardisierung
- Medienbrüche (E-Mail, PDF, Telefon)
- viele Rechnungen und Klärfälle in der Kreditorenbuchhaltung
Und genau hier entstehen die „unsichtbaren“ Kosten: nicht im Artikelpreis, sondern in den internen Prozessschritten von der Bedarfsmeldung bis zur Zahlung.
Die versteckten Prozesskosten: Was eine Bestellung wirklich auslöst
Eine Bestellung ist selten nur „kurz im System angelegt“. End-to-End passieren typischerweise (je nach Organisation) Schritte wie:
- Bedarf klären (Spezifikation, Menge, Liefertermin, Lieferadresse, Kostenstelle)
- Lieferant auswählen / Angebot einholen (manchmal nur informell, aber trotzdem Aufwand)
- Bestellung anlegen, Freigaben einholen, Versand an Lieferanten
- Nachfassen: Liefertermin, Rückfragen, Teillieferungen
- Wareneingang / Leistungsnachweis, ggf. Reklamation
- Rechnungseingang, Prüfung (2-/3‑Way-Match), Kontierung, Buchung
- Klärfälle: Abweichungen, fehlende Bestellnummer, falsche Kostenstelle, Preisabweichung
- Zahlung und Archivierung
Der Aufwand verteilt sich dabei auf mehrere Rollen: Fachbereich, Einkauf, Logistik/Wareneingang, Finance/AP, ggf. IT/Administration.
Das 350‑€‑Beispiel: Einmalbedarf kostet oft mehr als man denkt
Ein praxisnaher Richtwert, der in vielen Organisationen bei Einmalbedarfen realistisch ist:
Rund 350 € Prozesskosten pro Bestellung (End-to-End).
Das ist kein „Fixwert“, sondern eine Größenordnung, die sich aus Zeitaufwand und internen Vollkosten ergibt. Eine einfache Plausibilitätsrechnung:
- über alle Beteiligten hinweg entstehen schnell 4–6 Stunden fragmentierte Bearbeitungszeit(viele kleine Tätigkeiten, Rückfragen, Freigaben, Klärungen, Nachfassen)
- bei internen Vollkosten von z. B. 60–90 €/Stunde ergibt das:
- 5 Stunden x 70 €/h = 350 €
Wichtig: Diese 350 € fallen an, bevor man überhaupt über Preisvorteile spricht. Und sie fallen jedes Mal wieder an – unabhängig davon, ob man 80 €, 250 € oder 600 € bestellt.
Die unangenehme Wahrheit: Prozesskosten und Warenkorb liegen oft in derselben Größenordnung
Genau bei Einmalbedarfen ist der Warenkorb häufig nicht weit weg von den Prozesskosten.
- Warenkorb 300 €
- Prozesskosten 350 €
Dann kostet die Beschaffung intern fast so viel wie die Ware selbst. Und das ist der Grund, warum „3 % Preisnachlass“ bei Tail Spend oft an der Realität vorbeigeht: Der größere Hebel liegt im Prozess.
Hochrechnung aufs Jahr: Aus Kleinvieh wird ein Millionenblock
Der eigentliche Schmerz entsteht durch die Menge der Vorgänge:
- 1.000 Bestellungen/Jahr x 350 € = 350.000 € Prozesskosten
- 5.000 Bestellungen/Jahr x 350 € = 1.750.000 € Prozesskosten
- 10.000 Bestellungen/Jahr x 350 € = 3.500.000 € Prozesskosten
Das sind nur interne Prozesskosten – ohne Berücksichtigung von Lieferantenrisiken, Expresszuschlägen, Reklamationen oder Qualitätsfolgen.
Woran man Prozesskosten-Ostereier erkennt (3 schnelle Indikatoren)
Wenn mehrere Punkte zutreffen, lohnt sich ein genauer Blick:
- viele Lieferanten mit sehr kleinen Umsätzen (starker Tail Spend)
- hoher Anteil E-Mail-/PDF-Bestellungen statt geführter Prozesse
- viele Kleinstrechnungen und überdurchschnittlich viele Klärfälle in AP
- wiederkehrende „Einmalbedarfe“, die eigentlich Standard sein könnten
- unterschiedliche Preise/Artikel für denselben Bedarf (fehlende Standardisierung)
Was hilft sofort: Drei Hebel, die in der Praxis schnell wirken
1) Standardisieren statt Einzelfall lösen
- klare Warengruppen und definierte Standards (Spezifikationen, Alternativen)
- bevorzugte Lieferanten und klare Regeln „wo wird was bestellt“
- vereinfachte Freigabelogik mit Schwellenwerten
2) Geführte Bestellwege etablieren
- Katalog-/Marktplatz-Logik für C‑Teile und Routinebedarfe
- weniger Medienbrüche, weniger Rückfragen
- höhere Ersttrefferquote bei Rechnung und Wareneingang
3) Rechnungs- und Lieferantenkomplexität reduzieren
- Bündelung wiederkehrender Einmalbedarfe
- Reduktion von Kleinstrechnungen (weniger Kreditoren-Vorgänge)
- Fokus auf Klärfallquote: jeder vermiedene Klärfall spart unverhältnismäßig Zeit
Fazit: Die teuersten Ostereier liegen im Prozess
Einsparungen im Einkauf sind wichtig. Aber bei Einmalbedarfen wird häufig dort gesucht, wo es am wenigsten bringt: beim Stückpreis. Die größten „Ostereier“ liegen in Prozesskosten, die selten transparent gemacht werden, aber jedes Jahr sicher anfallen.
Wer den Tail Spend in den Griff bekommen will, sollte deshalb nicht nur fragen: „Was kostet der Artikel?“ sondern auch: „Was kostet es uns, ihn zu bestellen?“
Wenn du möchtest, unterstützen wir beim schnellen Check: Wo entstehen die meisten Bestellungen, wie hoch ist die Klärfallquote, und welche 2–3 Maßnahmen reduzieren den Aufwand messbar – ohne das Tagesgeschäft zu blockieren.
Wenn du das Thema Einmalbedarfe/C‑Teile strukturiert lösen willst (weniger Bestell- und Rechnungsaufwand, weniger Klärfälle, mehr Transparenz), lohnt sich ein Blick auf unser Modell „KKSC – Ein Kreditor“.
- Ziel: Komplexität reduzieren, Prozesskosten senken, Einkauf und Finance entlasten
- Fokus: Einmalbedarfe & C‑Teile – dort, wo die Prozesskosten meist am stärksten wirken
Mehr Infos:
Schreib uns kurz – wir zeigen dir in einem kompakten Austausch, wo bei euch die größten „Prozesskosten‑Ostereier“ liegen und welche Stellhebel am schnellsten Wirkung bringen.
Zusammenfassung der spannendsten Einblicke
Bleibe auf dem neuesten Stand mit unseren Top-Insights des Monats. Hier findest du praxisnahe Ratschläge rund um Einkauf und Storys aus der Geschäftswelt.
- Was kostet eigentlich eine Bestellung? (mehr…)
- A-Teil vs. C-Teil – und warum der Prozess euer echtes Problem ist… (mehr…)
- So gut wie jeder Einkaufsleiter kennt es. (mehr…)
- Die teuersten Fehler im Einkauf stehen in keinem Report. (mehr…)
Insight des Monats
Manchmal trifft ein Beitrag einen Nerv. Dieser Post von uns hat im letzten Monat besonders viel Resonanz ausgelöst – weil sich fast jeder im Einkauf darin wiederfindet.
Es geht um Einmalbedarfe. Klingt unspektakulär, ist aber einer der größten Produktivitätskiller im operativen Einkauf. Warum das so ist und was ein einzelnes Erstgespräch damit zu tun hat – lest selbst.
So gut wie jeder Einkäufer kennt es. (mehr…)
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Vielen Dank für deine Aufmerksamkeit und bis zum nächsten Mal,
Kivanc Karakoc
Gründer & Geschäftsführer