Wie viele Lieferanten wurden bei euch nur für eine einzige Bestellung angelegt?

Eine einfache Frage – mit erstaunlich großer Aussagekraft:

Wie viele Lieferanten habt ihr in diesem Jahr angelegt, bei denen am Ende genau eine Bestellung platziert wurde?

Diese Frage habe ich auf den BME eLÖSUNGSTAGEN rund 30 Einkaufsleiterinnen und Einkaufsleitern gestellt.

Das Ergebnis war eindeutig.

Fast alle hoben die Hand.

Dann die nächste Frage:

„Sind es mehr als 20 Vorgänge?“

Die meisten Hände blieben oben.

„Mehr als 50?“

Noch immer meldeten sich zahlreiche Teilnehmende.

Jeder neue Kreditor verursacht Aufwand

Hinter jeder Lieferantenanlage steckt ein umfangreicher Prozess.

Typischerweise gehören dazu:

→ Stammdatenpflege
→ Compliance-Prüfung
→ Einkaufssicht und Buchhaltungssicht
→ steuerliche Prüfung
→ Freigabeprozesse

Dieser Aufwand entsteht unabhängig davon, ob später nur eine einzige Bestellung oder eine langfristige Geschäftsbeziehung folgt.

Problematisch wird es dann, wenn nach dieser einen Bestellung nie wieder bei diesem Lieferanten eingekauft wird.

Der Kreditor bleibt im System bestehen.

Die internen Aufwände bleiben ebenfalls.

Versteckte Prozesskosten summieren sich schnell

In vielen Unternehmen entstehen für die vollständige Abwicklung einer solchen Lieferantenanlage inklusive aller beteiligten Prozesse schnell Prozesskosten von rund 350 Euro.

Ein einfaches Rechenbeispiel:

50 einmalig angelegte Lieferanten × 350 Euro Prozesskosten

= 17.500 Euro interne Kosten.

Und das ausschließlich für Lieferanten, die anschließend nie wieder genutzt werden.

Lieferantenkomplexität ist oft ein unterschätzter Kostenfaktor

Mit jeder zusätzlichen Lieferantenanlage steigen:

→ Verwaltungsaufwand
→ Pflegeaufwand im ERP-System
→ Komplexität in Einkauf und Buchhaltung
→ Risiken durch veraltete Stammdaten

Viele Unternehmen konzentrieren sich auf Preisverhandlungen und Einsparungen beim Einkaufspreis.

Dabei bleibt ein erheblicher Hebel häufig unbeachtet:

Die Reduzierung unnötiger Prozesskosten.

Fazit

Wer seine Lieferantenstruktur regelmäßig analysiert, erkennt schnell versteckte Potenziale.

Eine einfache Auswertung genügt:

Wie viele Lieferanten wurden in den letzten zwölf Monaten nur für eine einzige Bestellung angelegt?

Die Antwort liefert oft einen guten ersten Hinweis darauf, wie groß das Optimierungspotenzial im Einkauf tatsächlich ist.