„Diesen Vorgang machen wir jetzt noch und dann ist Schluss.“

Mit genau diesem Gedanken gehen viele Unternehmen an das Thema Einmalbedarfe heran.

Die Realität sieht jedoch anders aus.

Einmalbedarfe lassen sich nicht verhindern. Sie gehören zum Alltag nahezu jeder Einkaufsorganisation und entstehen unabhängig von Branche oder Unternehmensgröße.

Warum Einmalbedarfe unvermeidbar sind

Ob Entwicklung, Produktion, Marketing oder Verwaltung, überall entstehen Bedarfe, die nicht standardisiert sind.

Dazu zählen beispielsweise:

→ kurzfristig benötigte Dienstleistungen
→ Spezialwerkzeuge oder Ersatzteile
→ Software und Lizenzen
→ Seminare und Weiterbildungen
→ individuelle Beschaffungen außerhalb bestehender Rahmenverträge

Der Versuch, diese Bedarfe vollständig zu vermeiden, scheitert in der Praxis fast immer.

Die entscheidende Frage lautet daher nicht:

„Wie verhindern wir Einmalbedarfe?“

Sondern:

„Wie gehen wir effizient mit ihnen um?“

Warum viele Unternehmen das Thema aufschieben

In vielen Einkaufsorganisationen werden Einmalbedarfe als Ausnahme behandelt.

Entsprechend entstehen häufig:

→ manuelle Prozesse
→ lange Lieferantenanlagen
→ fehlende Standards
→ hoher Abstimmungsaufwand

Das Problem:

Je komplizierter der offizielle Beschaffungsprozess wird, desto häufiger suchen Fachbereiche nach Alternativen.

Maverick Buying ist oft hausgemacht

Wenn die Anlage eines neuen Lieferanten mehrere Tage oder sogar Wochen dauert, reagieren viele Mitarbeitende pragmatisch.

Sie:

→ kontaktieren den Lieferanten direkt
→ bestellen außerhalb des definierten Prozesses
→ reichen die Rechnung später zur Bearbeitung ein

Das Ergebnis:

→ fehlende Transparenz
→ hohe Prozesskosten
→ ungeplante Rechnungen
→ zusätzlicher Aufwand für Einkauf und Buchhaltung

Maverick Buying entsteht häufig nicht aus Absicht, sondern aus fehlender Prozessfähigkeit.

Ein strukturierter Prozess entlastet alle Beteiligten

Ein funktionierender Standardprozess für Einmalbedarfe reduziert nicht nur operative Aufwände.

Er verbessert gleichzeitig die Zusammenarbeit zwischen:

→ Einkauf
→ Fachbereichen
→ Buchhaltung
→ Wareneingang

Klare Abläufe sorgen für:

→ transparente Bestellungen
→ eindeutige Dokumentation
→ weniger Rückfragen
→ geringere Prozesskosten

Fazit

Einmalbedarfe werden auch in Zukunft Bestandteil jeder Einkaufsorganisation bleiben.

Wer sie ignoriert oder immer wieder verschiebt, schafft zusätzliche Komplexität und fördert ungewollt Maverick Buying.

Die nachhaltigere Lösung besteht darin, einen standardisierten und digitalen Prozess zu etablieren, der sowohl den Einkauf als auch die Fachbereiche entlastet.