FI-Buchungen ohne Bestellbezug: Ein unterschätztes Problem im Einkauf

Wie viele Rechnungen sind in eurem Unternehmen in diesem Jahr eingegangen – ohne Bestellbezug?

Diese Frage habe ich auf den BME eLÖSUNGSTAGEN zahlreichen Einkaufsleiterinnen und Einkaufsleitern gestellt.

Das Ergebnis:

Fast alle meldeten sich.

Als die Schwelle auf mehr als 20 beziehungsweise mehr als 50 Vorgänge angehoben wurde, blieben die meisten Hände weiterhin oben.

Ein deutliches Signal dafür, dass FI-Buchungen ohne Bestellbezug in vielen Unternehmen zum Alltag gehören.

Was passiert bei einer Rechnung ohne Bestellbezug?

Fehlt eine Bestellung oder ein sauber angelegter Kreditor, landet die Rechnung häufig direkt in der Finanzbuchhaltung.

Ein klassischer 3-Way-Match ist dann nicht möglich.

Die Konsequenzen:

→ Die Buchhaltung fragt nach dem Hintergrund der Rechnung.
→ Der Einkauf versucht herauszufinden, wer den Bedarf ausgelöst hat.
→ Der Fachbereich erklärt, dass die Bestellung kurzfristig erfolgen musste.
→ Mehrere Abteilungen investieren Zeit in die Klärung eines einzelnen Vorgangs.

Niemand handelt vorsätzlich falsch.

Trotzdem entstehen erhebliche Aufwände.

Unsichtbare Prozesskosten im Einkauf

Der eigentliche Schaden liegt nicht im Rechnungsbetrag.

Sondern in den internen Prozesskosten.

Jede ungeplante FI-Buchung verursacht:

→ zusätzliche Abstimmungen
→ manuelle Recherche
→ Verzögerungen im Zahlungsprozess
→ unnötige Belastung für Einkauf und Buchhaltung

Besonders problematisch:

Diese Kosten werden selten separat ausgewiesen und tauchen in klassischen Reports kaum auf.

Warum FI-Buchungen häufig nur ein Symptom sind

Rechnungen ohne Bestellbezug entstehen meist nicht zufällig.

Sie sind häufig die Folge von:

→ fehlenden Standards
→ unklaren Beschaffungsprozessen
→ kurzfristigen Einmalbedarfen
→ Maverick Buying

Wer diese Ursachen beseitigt, reduziert automatisch auch die Zahl der FI-Buchungen.

Fazit

Die entscheidende Frage lautet nicht, ob Rechnungen ohne Bestellbezug im Unternehmen vorkommen.

Die entscheidende Frage lautet:

Wie häufig?

Eine Analyse dieser Vorgänge liefert oft wertvolle Hinweise auf Optimierungspotenziale im Einkauf und zeigt, an welchen Stellen Prozesse vereinfacht und standardisiert werden sollten.