Willkommen zu unserem aktuellen Newsletter! In dieser Ausgabe nehmen wir dich mit auf eine Reise durch die spannendsten Entwicklungen und Ereignisse, die den Oktober im Jahr 2025 in der Einkaufs- und Supply-Chain-Welt geprägt haben. Freue dich auf praxisnahe Einkaufstipps, unsere meistdiskutierten Beiträge und besondere Highlights – alles kompakt und übersichtlich für dich zusammengefasst. Unser Ziel ist es, dir nicht nur wertvolle Einblicke zu bieten, sondern auch frische Ideen für operative Exzellenz, die du sofort in deinem Arbeitsalltag umsetzen kannst. Viel Freude beim Lesen!

Highlight des Monats für den Einkauf

Operativer Einkauf neu gedacht: Effizienz, Transparenz und echte Praxistipps

Der operative Einkauf ist weit mehr als das reine „Bestellungen auslösen“. Gerade im technischen Vertrieb entscheidet er, ob Projekte pünktlich, wirtschaftlich und in hoher Qualität umgesetzt werden können.

Während der strategische Einkauf langfristig plant, Rahmenverträge schließt und Lieferantenbeziehungen pflegt, ist der operative Einkauf die Schaltzentrale des Tagesgeschäfts. Er sorgt dafür, dass Materialien, Komponenten und Dienstleistungen genau dann verfügbar sind, wenn sie gebraucht werden.

In Zeiten instabiler Lieferketten, wachsender Kundenansprüche und digitaler Transformation ist ein effizienter operativer Einkauf unverzichtbar, besonders für Unternehmen, die im technischen Vertrieb tätig sind.

Was macht den operativen Einkauf aus?

Der operative Einkauf ist das Herzstück der täglichen Beschaffungsarbeit im Unternehmen. Er sorgt dafür, dass benötigte Produkte, Materialien und Dienstleistungen rechtzeitig, in der richtigen Qualität und zu optimalen Konditionen verfügbar sind. Während der strategische Einkauf langfristige Rahmenbedingungen schafft, übernimmt der operative Einkauf die Administration und das Tagesgeschäft: Er steuert die täglichen Abläufe, deckt kurzfristige Bedarfe und sorgt für einen reibungslosen Ablauf des Einkaufsprozesses.

Zu seinen Kernaufgaben zählen:

• Beschaffung von Produkten und Dienstleistungen: Angebote einholen, Konditionen vergleichen, Bestellungen auslösen und Rechnungen prüfen. Gleichzeitig behält der operative Einkauf Lagerstände und Bedarfe im Blick, um Engpässe zu vermeiden.
• Lieferantenmanagement: Auswahl und Pflege von Lieferanten, regelmäßige Abstimmungen, Überwachung von Lieferzeiten, Kosten und Qualität sowie Koordination bei Problemen.
• Reklamationsmanagement: Bearbeitung von Mängeln, Rücksendungen und Reparaturaufträgen, Sicherstellung der Produktqualität und Einhaltung von Mahnwesen.

Kurz gesagt: Der operative Einkauf verbindet Tagesgeschäft, Organisation und Kommunikation. Er hält die Zahnräder des Unternehmens am Laufen, sichert die Versorgung und unterstützt gleichzeitig den strategischen Einkauf bei Planung und Lieferantenauswahl.

Vom Aufgabenfeld zum Prozess: So läuft der operative Einkauf ab

Damit der operative Einkauf seine Aufgaben zuverlässig erfüllen kann, folgt er einem klar strukturierten Prozess, der den gesamten Ablauf von der Bedarfsmeldung bis zur Lieferung und Rechnungsprüfung abbildet. Durch diese Struktur werden Engpässe, Fehler und unnötige Kosten vermieden – besonders wichtig im technischen Vertrieb, wo Materialien für Industrieanlagen präzise terminiert und spezifiziert sein müssen.

Die zentralen Schritte sind:

1. Bedarfsermittlung: Alles beginnt mit einer genauen Bedarfsanalyse. Der Vertrieb oder die Technik meldet, welche Komponenten oder Dienstleistungen für ein Projekt benötigt werden. Wichtig: Die Spezifikationen müssen eindeutig sein. Gerade bei Industrieanlagen können kleine Unterschiede in der Ausführung große Auswirkungen haben.

2. Angebotsprüfung & Lieferantenauswahl: Der operative Einkauf holt Angebote ein oder greift auf bestehende Rahmenverträge zurück. Neben Preis und Lieferzeit werden technische Kompatibilität, Qualität und Serviceleistungen bewertet.

3. Bestellfreigabe & Abwicklung: Nach interner Genehmigung wird die Bestellung im ERP- oder E-Procurement-System angelegt und digital an den Lieferanten übermittelt. Moderne Systeme wie SAP S/4HANA oder JAGGAER automatisieren diesen Schritt und reduzieren Fehler.

4. Lieferterminüberwachung: Jetzt kommt es auf aktives Nachhalten an: Der operative Einkauf überwacht Lieferfristen, koordiniert bei Abweichungen mit dem Lieferanten und sorgt für rechtzeitige Eskalation, falls Verzögerungen drohen.

5. Wareneingang & Qualitätskontrolle: Nach Lieferung erfolgt die Prüfung auf Vollständigkeit und technische Spezifikationen. Mängel oder Abweichungen werden umgehend dokumentiert und reklamiert.

6. Rechnungsprüfung & Nachkalkulation: Abschließend wird geprüft, ob Preis, Menge und Konditionen mit der Bestellung übereinstimmen. Abweichungen werden mit dem Lieferanten geklärt. Parallel kann der Einkauf wertvolle Daten für künftige Beschaffungen ableiten – etwa zur Preisentwicklung oder Termintreue.

Ein durchgängiger digitaler Workflow über alle Schritte hinweg sorgt dafür, dass der operative Einkauf transparent, effizient und nachvollziehbar bleibt  und im besten Fall ohne Medienbrüche funktioniert.

Praxisbeispiel: Wenn fehlende Abstimmung den Vertrieb ausbremst

Ein mittelständisches Unternehmen mit rund 500 Mitarbeitenden im technischen Vertrieb von Industrieanlagen stand vor einem wachsenden Problem: Die Materialbeschaffung lief unkoordiniert und dezentral.

Die Vertriebsingenieure bestellten benötigte Komponenten – etwa Ventile, Steuerungen oder Sensoren – häufig direkt bei Lieferanten, sobald ein Kundenauftrag einging. Eine zentrale Steuerung durch den operativen Einkauf gab es nicht.

Das führte zu mehreren Schwierigkeiten:

• Mehrfachbestellungen desselben Bauteils, weil verschiedene Projektteams denselben Bedarf anmeldeten.
• Fehlende Transparenz über Lagerbestände und Verträge, wodurch bessere Einkaufskonditionen ungenutzt blieben.
• Zeitverzögerungen, weil Bestellungen spät oder unvollständig ausgelöst wurden.
• Hoher Kommunikationsaufwand zwischen Vertrieb, Technik und Einkauf.

Die Folge: verspätete Projektstarts, unnötige Kosten – und unzufriedene Kunden.

Die Lösung: Zentralisierung und Digitalisierung

Um die Situation zu verbessern, entschied sich das Unternehmen für eine umfassende Neuausrichtung des operativen Einkaufs mit Fokus auf Digitalisierung, klare Prozesse und enge Verzahnung mit dem Vertrieb.

1. Einführung eines E-Procurement-Systems

Alle Bestellungen wurden künftig zentral über ein digitales Beschaffungssystem abgewickelt. Der Vertrieb konnte Materialbedarfe direkt erfassen, während der operative Einkauf automatisch auf Rahmenverträge, Preise und Lieferzeiten zugegriffen hat.

2. Echtzeit-Transparenz dank ERP-Schnittstelle

Ein ERP-Modul verband Einkauf, Lager und Vertrieb. Sobald ein Auftrag im CRM-System angelegt wurde, erhielt der operative Einkauf automatisch eine Materialanforderung – inklusive technischer Spezifikationen und Projektbezug.

3. Automatisierte Lieferterminüberwachung

Das System informierte automatisch über drohende Verzögerungen. Vertrieb und Einkauf konnten so frühzeitig reagieren und Alternativen prüfen.

4. Klare Rollen und Freigabeprozesse

Die Verantwortung für Bestellungen lag nun klar beim operativen Einkauf. So wurden Rabatte genutzt, Doppelbestellungen vermieden und Budgets kontrolliert.

Das Ergebnis

Bereits nach sechs Monaten waren deutliche Verbesserungen messbar:

• 25 % weniger Beschaffungsaufwand durch automatisierte Prozesse
• 18 % geringere Einkaufskosten durch Rahmenverträge
• Weniger Projektverzögerungen und mehr Terminsicherheit
• Höhere Zufriedenheit bei Vertrieb und Kunden

Der operative Einkauf wandelte sich so von einer reaktiven Supportfunktion zu einem aktiven Erfolgsfaktor im Vertrieb.

Herausforderungen im modernen operativen Einkauf

Trotz aller Digitalisierung bleibt der operative Einkauf ein dynamisches Spannungsfeld zwischen Geschwindigkeit, Kosten und Qualität. Besonders herausfordernd sind:

• Volatile Märkte und Lieferketten: Geopolitische Krisen, Rohstoffknappheit oder Transportengpässe erfordern flexible Beschaffungsstrategien.
• Hoher Kostendruck: Gerade im technischen Umfeld zählt jeder Cent – gleichzeitig dürfen Qualität und Zuverlässigkeit nicht leiden.
• Daten- und Schnittstellenprobleme: Viele Unternehmen kämpfen mit nicht verknüpften Systemen, unvollständigen Stammdaten oder fehlender Transparenz.
• Nachhaltigkeit und Compliance: Lieferketten müssen heute nicht nur effizient, sondern auch gesetzeskonform und umweltbewusst gestaltet werden.
• Fachkräftemangel: Operative Einkäufer müssen zunehmend technische Kompetenz und IT-Verständnis vereinen – eine Kombination, die am Markt selten ist.

Wer diese Herausforderungen meistert, positioniert seinen Einkauf als echten Werttreiber und Wettbewerbsvorteil.

Fazit: Operativer Einkauf als Schlüssel zum Vertriebserfolg

Der operative Einkauf ist viel mehr als reine Bestellabwicklung. Er ist ein zentraler Erfolgsfaktor für reibungslose Abläufe, Kosteneffizienz und Lieferfähigkeit.

Mit klaren Prozessen, moderner Technologie und geschulten Mitarbeitenden kann der operative Einkauf seine volle Wirkung entfalten – und vom „Bestellbüro“ zum echten Business Partner werden.

Wenn du also das Gefühl hast, dass dein Einkauf zu viel Zeit mit administrativen Aufgaben verbringt, dann ist jetzt der richtige Zeitpunkt, deine Prozesse zu überprüfen. Ein digitaler, strukturierter und professionell aufgestellter operativer Einkauf spart nicht nur Geld – er schafft Raum für das, was wirklich zählt: den Erfolg deines Unternehmens.

Denn eines steht fest:

→ Nur wer im Einkauf stark ist, kann im Vertrieb überzeugen.

Vielen Dank für deine Aufmerksamkeit und bis zum nächsten Mal,

Kivanc Karakoc

Gründer & Geschäftsführer