Operative Exzellenz im Einkauf

Operative Exzellenz im Einkauf – Juli

Kivanc Karakoc // August 18

Willkommen zu unserem aktuellen Newsletter! In dieser Ausgabe nehmen wir dich mit auf eine Reise durch die spannendsten Entwicklungen und Ereignisse, die den Juli im Jahr 2025 in der Einkaufs- und Supply-Chain-Welt geprägt haben. Freue dich auf praxisnahe Einkaufstipps, unsere meistdiskutierten Beiträge und besondere Highlights – alles kompakt und übersichtlich für dich zusammengefasst. Unser Ziel ist es, dir nicht nur wertvolle Einblicke zu bieten, sondern auch frische Ideen für operative Exzellenz, die du sofort in deinem Arbeitsalltag umsetzen kannst. Viel Freude beim Lesen!

Highlight des Monats für den Einkauf

Einkauf mit SAP: So vermeidest du Chaos und steigerst die Effizienz

Einkauf mit SAP klingt zunächst nach Technik und starren Prozessen – vielleicht sogar etwas trocken. Doch in der Realität ist SAP häufig das Rückgrat moderner Einkaufsabteilungen: Es steuert Beschaffungen, sorgt für Transparenz und hilft dabei, Compliance-Richtlinien einzuhalten.

Gleichzeitig sind die Anforderungen an Einkaufsteams heute so dynamisch wie nie zuvor. Komplexe Lieferketten, dezentrale Bedarfe und zeitkritische Anforderungen verlangen ein System, das nicht nur stabil, sondern auch flexibel ist.

Doch wie gelingt der Spagat zwischen Standardisierung und Agilität?

In diesem Artikel erfährst du:

Was SAP genau ist und wie es den Einkauf unterstützt,

warum viele Unternehmen trotzdem an Grenzen stoßen,

wie ein Praxisbeispiel aus der Industrie zeigt, dass es auch anders geht,

und welche konkreten Maßnahmen dir helfen, Einkauf mit SAP smarter zu nutzen – ohne die Kontrolle zu verlieren.

Was ist SAP – und warum ist es für den Einkauf so wichtig?

SAP steht für „Systeme, Anwendungen und Produkte in der Datenverarbeitung“. Es handelt sich um eines der weltweit führenden ERP-Systeme (Enterprise Resource Planning), das große und mittelständische Unternehmen nutzen, um zentrale Geschäftsprozesse zu digitalisieren und zu integrieren – von Buchhaltung über Produktion bis hin zum Einkauf.

Im Bereich Einkauf SAP ist das Modul SAP MM (Materials Management) besonders relevant. Hier laufen alle Schritte eines Beschaffungsprozesses zusammen:

Bedarfserfassung

Lieferantenauswahl

Angebotsvergleiche

Bestellabwicklung

Wareneingang

Rechnungsprüfung

Dank SAP kann jedes dieser Elemente zentral im System abgebildet, nachverfolgt und miteinander verknüpft werden.

Das bringt Vorteile wie:

Transparenz über Budgets und Liefertermine

Automatisierte Freigabeprozesse für Bestellungen

Revisionssicherheit und Nachvollziehbarkeit

Doch SAP ist kein Allheilmittel. Die eigentlichen Herausforderungen liegen häufig nicht im System selbst, sondern in den Prozessen und der Umsetzung im Alltag.

Der Alltag im Einkauf: Viele Bedarfe, wenig Zeit

In vielen Unternehmen sieht der Alltag so aus: Aus allen Richtungen – Entwicklung, Produktion, Marketing – kommen Anfragen beim Einkauf rein.

Die Bandbreite reicht von:

Standardteilen wie Schrauben oder Kabeln,

technischen Komponenten und Verbrauchsmaterialien,

bis hin zu Dienstleistungen und investiven Gütern.

Der Haken: Jeder einzelne Bedarf muss korrekt im SAP-System abgebildet und freigegeben werden.

Doch auch bei regulären Beschaffungen entstehen Reibungsverluste, wenn Prozesse nicht sauber abgestimmt sind:

Der Lieferant ist noch nicht im System angelegt

Die Kreditorenanlage dauert 10–15 Werktage

Unklare Zuständigkeiten und fehlende Workflows behindern die Abwicklung

Interne Abteilungen erwarten schnelle Umsetzung – ohne Systemverzögerung

Oft entstehen in solchen Fällen „inoffizielle“ Absprachen oder Workarounds, bei denen SAP umgangen wird. Das spart zwar Zeit, verursacht aber erhebliche Risiken:

Verstoß gegen Compliance-Vorgaben

Fehlende Dokumentation bei Audits

Unklare Zuständigkeiten oder Lieferverzögerungen

Praxisbeispiel: Projektstart ohne Zeit für Systemprozesse

Ein mittelständisches Elektronikunternehmen startete ein neues Innovationsprojekt. Innerhalb von sechs Wochen sollten komplexe Entwicklungsarbeitsplätze, Prüfmittel und IT-Komponenten beschafft und einsatzbereit sein. Der Plan: Alles sollte formal korrekt über Einkauf mit SAP laufen.

Die Realität: Nicht ein einziger benötigter Lieferant war im System hinterlegt. Die standardmäßige Kreditorenfreigabe dauerte über eine Woche – pro Lieferant.

Die Folgen:

Interne Prozesse blockierten die Beschaffung.

Das Einkaufsteam war überlastet und unter Zeitdruck.

Es bestand die Gefahr, auf manuelle Lösungen außerhalb von SAP zurückzugreifen.

Die Lösung: Strukturierter Einkauf mit klaren SAP-Prozessen

Statt auf manuelle Umgehungen oder ineffiziente Einzelmaßnahmen zurückzugreifen, entschied sich das Unternehmen für eine durchgängig strukturierte Lösung im SAP-System – basierend auf standardisierten Einkaufsprozessen, zentralen Katalogen und definierten Freigabeworkflows.

Der Ablauf im Detail:

Bedarfe wurden frühzeitig erfasst und über das SAP-System gemeldet

Zentrale Kataloge und Rahmenverträge ermöglichten eine schnelle Auswahl geeigneter Materialien und Dienstleistungen

Der gesamte Bestellprozess lief über das Modul SAP MM, inklusive systemseitiger Freigaben, Bestellung, Wareneingang und Rechnungsprüfung

Lieferantenstammdaten wurden proaktiv gepflegt, um Medienbrüche und Verzögerungen zu vermeiden

Die Vorteile auf einen Blick

Zeitersparnis: Schnellere Bearbeitung durch standardisierte Workflows und Katalogauswahl

Compliancekonform: Alle Prozessschritte erfolgen SAP-integriert und sind vollständig dokumentiert

Prozesseffizienz: Automatisierte Freigaben und strukturierte Abläufe reduzieren Mehraufwand

Datenqualität: Einheitliche Stammdatenpflege minimiert Fehler und RückfragenGetty Images

Warum dieses Modell auch für dich sinnvoll sein kann

Gerade wenn du regelmäßig mit vielfältigen Anforderungen, unterschiedlichen Warengruppen und dezentralen Bedarfsmeldungen arbeitest, bringt dir ein strukturierter SAP-Einkauf klare Vorteile:

Du kombinierst Effizienz mit Kontrolle

Du bleibst vollständig SAP-konform

Du entlastest dein Einkaufsteam durch klare Strukturen und automatisierte Prozesse

Viele Unternehmen setzen diese Art der strukturierten SAP-Nutzung nicht nur im operativen Einkauf, sondern auch in Bereichen wie Rahmenvertragsmanagement, Lieferantenbewertung oder automatisierter Disposition ein.

Tipps zur Umsetzung: So wirst du selbst handlungsfähig

Damit du ähnliche Lösungen erfolgreich umsetzen kannst, brauchst du eine klare Strategie:

Beschaffungsprozesse im SAP definieren Lege fest, wie unterschiedliche Bedarfe im System zu behandeln sind. Dazu gehören: Schwellenwerte für Freigaben Zuordnung zu Warengruppen Nutzung von Rahmenverträgen und Katalogen

SAP-Kataloge und Rahmenverträge aktiv nutzen Sorge für gepflegte Materialstämme, gut strukturierte Kataloge und zentrale Verträge – das schafft Geschwindigkeit und Sicherheit.

Stammdatenqualität sicherstellen Aktualisierte Kreditoren- und Materialdaten im SAP sind die Basis für reibungslose Prozesse.

Abteilungsübergreifend abstimmen Sprich frühzeitig mit: Finanzen (Buchung, Zahlungen) Recht (Verträge, Rahmenbedingungen) IT (Systempflege, Workflows)

Ein integrierter, interdisziplinärer Ansatz spart Rückfragen und erhöht die Qualität der Zusammenarbeit.

Fazit: Einkauf SAP – stabil, aber flexibler als du denkst

SAP ist ein mächtiges Werkzeug – wenn du es strategisch nutzt. Die Annahme, dass SAP nur für starre Prozesse geeignet ist, ist längst überholt. Du kannst auch komplexe, bereichsübergreifende Anforderungen sicher und effizient abwickeln – ohne das System zu verbiegen.

Der Schlüssel liegt darin, Prozesse smart zu gestalten, z. B. mit: