Willkommen zu unserem aktuellen Newsletter! In dieser Ausgabe nehmen wir dich mit auf eine Reise durch die spannendsten Entwicklungen und Ereignisse, die den Dezember im Jahr 2025 in der Einkaufs- und Supply-Chain-Welt geprägt haben. Für den Jahreswechsel gibt es auf einen Einblick, wie du den Einkauf für 2026 wieder auf Vordermann bringst. Freue dich auf praxisnahe Einkaufstipps, unsere meistdiskutierten Beiträge und besondere Highlights – alles kompakt und übersichtlich für dich zusammengefasst. Unser Ziel ist es, dir nicht nur wertvolle Einblicke zu bieten, sondern auch frische Ideen für operative Exzellenz, die du sofort in deinem Arbeitsalltag umsetzen kannst. Viel Freude beim Lesen!
Ist dein Einkauf ready für 2026? Im Highlight des Monats kannst du es selber prüfen!
Einkauf auf Vordermann bringen für das neue Jahr: So startest du effizient, strukturiert und zukunftssicher
Der Jahreswechsel ist mehr als nur ein neues Datum im Kalender. Für viele Unternehmen ist er der perfekte Zeitpunkt, um Prozesse zu überprüfen, Routinen zu hinterfragen und den Einkauf auf Vordermann zu bringen.
Neue Budgets, neue Ziele und oft auch neue Marktbedingungen machen schnell deutlich: Alte Einkaufsprozesse passen nicht mehr zu den aktuellen Anforderungen. Was im letzten Jahr noch funktioniert hat, verursacht im neuen Jahr häufig unnötigen Abstimmungsaufwand, Lieferverzögerungen oder versteckte Kosten.
Ein moderner, gut organisierter Einkauf sorgt dagegen für Planungssicherheit, bessere Konditionen und spürbar weniger Stress im Tagesgeschäft. Doch wie genau bringt man den Einkauf auf Vordermann? Genau darum geht es in diesem Beitrag.
Warum es sich lohnt, den Einkauf zum Jahresstart neu aufzustellen
Im laufenden Betrieb bleibt selten Zeit, Einkaufsprozesse grundlegend zu überdenken. Bestellungen laufen nebenbei, Lieferanten werden aus Gewohnheit genutzt und Sonderfälle „irgendwie gelöst“. Genau hier liegt das Risiko. Zum neuen Jahr treffen oft mehrere Faktoren zusammen:
- Neue Budgets und Ziele
- Geänderte Marktbedingungen
- Neue Lieferanten oder Preisstrukturen
- Interne Umstrukturierungen oder neue Projekte
Wer jetzt den Einkauf auf Vordermann bringt, schafft eine stabile Basis für das gesamte Jahr. Denn ein sauber organisierter Einkauf wirkt sich direkt auf Kosten, Lieferfähigkeit und Projektgeschwindigkeit aus.
Typische Baustellen im Einkauf, die sich über Jahre einschleichen
Viele Unternehmen erkennen erst spät, dass ihr Einkauf nicht mehr optimal aufgestellt ist. Häufige Anzeichen sind:
- Unübersichtliche Lieferantenlisten
- Fehlende Transparenz bei Preisen und Konditionen
- Hoher Abstimmungsaufwand zwischen Abteilungen
- Zeitdruck durch kurzfristige Bedarfe
- Wiederkehrende Lieferverzögerungen
- Unklare Zuständigkeiten
Diese Probleme entstehen selten über Nacht. Sie entwickeln sich schleichend und bremsen den Einkauf irgendwann spürbar aus. Das neue Jahr ist der ideale Moment, um genau hier anzusetzen.
Schritt 1: Bestandsaufnahme – Wo steht dein Einkauf aktuell?
Bevor Prozesse optimiert werden, braucht es Klarheit über den Ist-Zustand. Eine ehrliche Bestandsaufnahme ist der wichtigste erste Schritt, um den Einkauf auf Vordermann zu bringen.
Typische Fragen dabei:
- Welche Einkaufsprozesse existieren aktuell?
- Wo entstehen regelmäßig Verzögerungen?
- Welche Materialien oder Dienstleistungen verursachen besonders viel Aufwand?
- Wie transparent sind Preise, Lieferzeiten und Konditionen?
- Gibt es klare Zuständigkeiten oder viele Grauzonen?
In vielen Unternehmen zeigt sich dabei schnell: Wissen ist verteilt, Abläufe sind historisch gewachsen und nur wenige wirklich klar dokumentiert.
Schritt 2: Einkaufsprozesse standardisieren und vereinfachen
Ein häufiger Grund für Stress im Einkauf sind fehlende Standards. Jede Anfrage sieht anders aus, wichtige Informationen fehlen und Rückfragen kosten Zeit.
So bringst du Struktur in deine Einkaufsprozesse:
- Einheitliche Vorlagen für Bedarfsanforderungen erstellen
- Klare Mindestinformationen definieren (Menge, Material, Maße, Liefertermin, Qualitätsanforderungen)
- Freigabeprozesse festlegen und transparent machen
- Eskalationswege bei Zeitdruck definieren
Standardisierte Prozesse beschleunigen den Einkauf erheblich – besonders bei wiederkehrenden Bedarfen oder unter Zeitdruck.
Schritt 3: Bedarfe präzise formulieren – der Schlüssel für bessere Ergebnisse
Unklare Bedarfe sind einer der größten Kostentreiber im Einkauf. Je unschärfer die Anfrage, desto höher das Risiko für:
- Fehlangebote
- Verzögerungen
- Nachverhandlungen
- Qualitätsprobleme
Praxis-Tipp: Arbeite eng mit Technik und Fachabteilungen zusammen und definiere Bedarfe so konkret wie möglich:
- Technische Spezifikationen
- Toleranzen und Normen
- Einsatzbereich
- Abnahmekriterien
Ein sauber formulierter Bedarf spart im gesamten Beschaffungsprozess Zeit und Geld.
Schritt 4: Lieferantenstruktur überprüfen und aktiv managen
Den Einkauf auf Vordermann zu bringen bedeutet auch, die eigene Lieferantenlandschaft kritisch zu prüfen. Viele Unternehmen arbeiten jahrelang mit denselben Partnern – ohne zu hinterfragen, ob diese noch optimal passen.
Wichtige Fragen dabei:
- Welche Lieferanten sind zuverlässig?
- Wo gab es Lieferverzögerungen oder Qualitätsprobleme?
- Wie flexibel reagieren Lieferanten auf Änderungen?
- Gibt es Abhängigkeiten von einzelnen Anbietern?
Konkrete Maßnahmen:
- Lieferanten regelmäßig bewerten (Preis, Qualität, Lieferzeit, Kommunikation)
- Alternative Lieferanten aufbauen
- Abhängigkeiten reduzieren
- Rahmenverträge neu verhandeln
Ein aktives Lieferantenmanagement erhöht die Versorgungssicherheit deutlich – besonders in unsicheren Märkten.
Schritt 5: Transparenz schaffen durch Daten und Kennzahlen
Ein moderner Einkauf arbeitet nicht aus dem Bauch heraus, sondern datenbasiert. Transparenz ist entscheidend, um den Einkauf nachhaltig zu verbessern.
Sinnvolle Kennzahlen im Einkauf:
- Durchschnittliche Lieferzeit
- Preisentwicklung je Artikel
- Anzahl der Rückfragen pro Bestellung
- Reklamationsquote
- Anteil kurzfristiger Beschaffungen
Diese Kennzahlen helfen, Schwachstellen frühzeitig zu erkennen und gezielt gegenzusteuern.
Schritt 6: Zusammenarbeit im Unternehmen verbessern
Der Einkauf kann nur so gut sein wie die Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen. Besonders zum Jahresstart ist es wichtig, klare Kommunikationswege festzulegen.
Erfolgsfaktoren für eine bessere Zusammenarbeit:
- Einkauf frühzeitig in Projekte einbinden
- Regelmäßige Abstimmungen mit Technik und Projektleitung
- Gemeinsames Verständnis für Zeit, Kosten und Qualität schaffen
- Klare Ansprechpartner definieren
Je früher der Einkauf eingebunden ist, desto besser lassen sich Risiken steuern.
Praxisbeispiel: Jahresstart mit alten Problemen
Ein mittelständisches Maschinenbauunternehmen startet ins neue Jahr mit ehrgeizigen Zielen. Die Auftragslage ist gut, mehrere Projekte laufen parallel. Doch schon im ersten Quartal häufen sich Probleme im Einkauf:
- Materialien kommen verspätet an
- Preise variieren stark je nach Bestellung
- Projektleiter beschweren sich über lange Beschaffungszeiten
Die Ursache: Über Jahre gewachsene Einkaufsstrukturen ohne klare Standards.
Der Neustart im Einkauf
Zum Jahresbeginn wird der Einkauf bewusst neu aufgestellt:
- Bestandsaufnahme Alle Lieferanten, Artikel und Prozesse werden analysiert.
- Standardisierung Einheitliche Vorlagen für Bedarfe, Angebote und Freigaben werden eingeführt.
- Lieferantenbewertung Zuverlässigkeit, Preisniveau und Reaktionszeit werden transparent bewertet.
- Klare Kommunikation Einkauf, Technik und Projektmanagement definieren feste Abstimmungswege.
Das Ergebnis nach sechs Monaten:
- 18 % geringere Beschaffungskosten
- Spürbar kürzere Durchlaufzeiten
- Weniger Rückfragen und Nachbestellungen
- Deutlich entspannterer Einkauf im Tagesgeschäft
Ein klarer Beweis dafür, wie sinnvoll es ist, den Einkauf zum Jahresstart auf Vordermann zu bringen.
Die häufigsten Fehler beim „Neustart“ im Einkauf
- Fehler 1: Nur Preise verhandeln – Günstigere Preise helfen wenig, wenn Prozesse weiterhin ineffizient bleiben.
- Fehler 2: Einkauf isoliert betrachten – Ohne Einbindung von Technik, Produktion und Management entstehen neue Reibungsverluste.
- Fehler 3: Alte Lieferanten automatisch behalten- Nicht jeder langjährige Partner passt noch zu aktuellen Anforderungen.
- Fehler 4: Keine klare Priorisierung – Zu viele Baustellen gleichzeitig führen schnell wieder ins Chaos.
Fünf konkrete Tipps, um den Einkauf für das neue Jahr fit zu machen
- Prozesse dokumentieren – Klare Abläufe schaffen Transparenz und Sicherheit.
- Bedarfe sauber definieren – Je präziser die Anfrage, desto besser das Ergebnis.
- Lieferanten aktiv managen – Regelmäßige Bewertungen verbessern Qualität und Verlässlichkeit.
- Daten nutzen – Preise, Lieferzeiten und Qualität sollten messbar sein.
- Ressourcen realistisch planen– Ein gut aufgestellter Einkauf braucht Zeit – spart sie später aber mehrfach ein.
Fazit: Einkauf auf Vordermann bringen heißt Zukunft sichern
Den Einkauf für das neue Jahr auf Vordermann zu bringen ist kein kurzfristiges Projekt, sondern eine strategische Investition. Klare Prozesse, saubere Bedarfe, aktive Lieferantensteuerung und transparente Kennzahlen machen den Unterschied zwischen Stress und Kontrolle.
Ein professionell aufgestellter Einkauf sorgt dafür, dass Materialien zur richtigen Zeit, in der richtigen Qualität und zu fairen Konditionen verfügbar sind – und verschafft dem Unternehmen genau den Handlungsspielraum, den es für ein erfolgreiches neues Jahr braucht.
Kurz gesagt: Wer den Einkauf jetzt strukturiert auf Vordermann bringt, legt den Grundstein für ein effizienteres, planbareres und erfolgreicheres Jahr.
Vielen Dank für deine Aufmerksamkeit und bis zum nächsten Mal,
Kivanc Karakoc
Gründer & Geschäftsführer