IT-Procurement: Wie du deine IT-Beschaffung
effizient und zukunftssicher gestaltest
Joshua Weißenberger
CONSULTANT & INTERIM MANAGER SUSTAINABILITY & PURCHASING
In der heutigen Zeit steht jedes Unternehmen vor der Herausforderung, mit den immer schnelleren Entwicklungen im Bereich IT Schritt zu halten. Eine gut durchdachte IT-Beschaffung (IT-Procurement) ist entscheidend, um langfristig gesehen wettbewerbsfähig zu bleiben. Dabei geht es nicht nur um die Auswahl der richtigen Hardware oder Software, sondern um eine strategische Entscheidung, die die gesamte digitale Infrastruktur und damit die Zukunft des Unternehmens betrifft. In diesem Artikel wird ein Blick auf das Thema IT-Procurement geworfen. Zudem wird anhand eines Praxisbeispiels gezeigt, wie du den IT-Beschaffungsprozess effizient gestalten kannst.
Was ist IT-Procurement?
IT-Procurement bezeichnet den gesamten Prozess der Beschaffung von IT-Ressourcen für ein Unternehmen. Das umfasst ein bereites Spektrum an Hardware, Software und Netzwerkressourcen sowie die damit verbundenen Dienstleistungen. Dazu zählt unter anderem:
Hardware: Computer, Server, Netzwerkausrüstung, Mobilgeräte und andere physische Geräte.
Software: Lizenzen für Betriebssysteme, Unternehmenssoftware, Sicherheitslösungen und branchenspezifische Programme.
IT-Dienstleistungen: Cloud-Computing, IT-Beratung, Outsourcing von IT-Aufgaben oder Wartungsverträge.
Der IT-Beschaffungsprozess ist dabei nicht nur eine Einkaufsaufgabe, sondern eine strategische Entscheidung, die weitreichende Auswirkungen auf die Effizienz, Sicherheit und Skalierbarkeit des Unternehmens hat.
Ein gut strukturierter IT-Procurement Prozess ermöglicht es, die richtigen Lösungen zum besten Preis zu finden und die Technologie optimal auf die Unternehmensziele auszurichten. Ein schlecht geplanter Prozess könnte wiederum zu ineffektiven Kosten und Probleme in der Implementierung führen.
Kriterien für die IT-Beschaffung: Was macht einen gut strukturierten Prozess aus?
Ein gut strukturierter IT-Einkauf kann den Unterschied zwischen einem Unternehmen, das auf dem neuesten technologischen Stand arbeitet, und einem, das Schwierigkeiten hat, mit der Konkurrenz Schritt zu halten, ausmachen. Die folgenden Aspekte verdeutlichen, warum der IT-Einkauf eine strategische Priorität sein sollte:
Die Wahl der richtigen IT-Beschaffungsstrategie ist komplex, aber entscheidend für den Erfolg eines Unternehmens. Hier sind sieben Schlüsselkriterien, die bei der Entscheidungsfindung helfen und zu strategischen IT-Investitionen führen:
Ruf des Anbieters: Der Ruf eines Anbieters ist entscheidend für Qualität und zuverlässige Lieferung. Anbieter mit einer guten Erfolgsbilanz und positiven Kundenbewertungen haben eine höhere Glaubwürdigkeit.
Service Level Agreements (SLAs): Die Festlegung klare Vereinbarungen über Leistung, Fristen und Verpflichtungen sind wichtig, um Aufgaben des Anbieters mit den Anforderungen des Unternehmens abzustimmen.
Kosteneffizienz: Achte auf ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis. Eine kosteneffiziente Beschaffung sollte hochwertige Lösungen zu einem angemessenen Preis bieten.
Produktqualität: Die IT-Produkte sollten den Industriestandards entsprechen und zuverlässig sein.
Datensicherheit: Der Anbieter muss strenge Sicherheitsstandards erfüllen und sich an die Cybersicherheitsprotokolle halten.
Unterstützung nach dem Kauf: Der Anbieter sollte auch nach dem Kauf schnellen und effektiven Support bieten, um Probleme schnell zu beheben und die Nutzung der IT-Lösungen zu optimieren.
Beziehung zum Anbieter: Eine gute Zusammenarbeit mit dem Anbieter ist entscheidend für den langfristigen Erfolg. Wähle Anbieter, mit denen eine vertrauensvolle und partnerschaftliche Beziehung möglich ist.
Durch die Beachtung dieser Kriterien kannst du deine IT-Beschaffung optimal gestalten und so die Effizienz und Wettbewerbsfähigkeit deines Unternehmens langfristig sichern.
Welche Aufgaben umfasst IT-Procurement?
Das IT-Procurement umfasst sowohl administrative als auch strategische Aufgaben. Sie verfolgen zwar das gleiche Grundprinzip, unterscheiden sich jedoch auch in einigen Bereichen.
Ein wichtiger Bereich ist das IT Hardware Procurement. In diesem Bereich befassen sich Mitarbeiter:innen speziell mit dem Einkauf von Hardware. Weitere Bereiche konzentrieren sich auf die Beschaffung von Sicherheitstechnologien oder Lösungen für das Datenmanagement.
Administrative Aufgaben im IT-Procurement
Die administrativen Aufgaben im IT-Procurement sind darauf ausgerichtet, die täglichen Beschaffungsprozesse effizient zu verwalten und umzusetzen.
Zu den zentralen administrativen Aufgaben gehören:
Bearbeitung von Angebotsanfragen, Ausschreibungen und Informationsanforderungen
Effiziente Abwicklung von Bestellungen und Aufträgen
Verwaltung des Budgets
Lizenzverwaltung
Vertragsmanagement und -überwachung
Praxisbeispiel: Die IT-Beschaffung eines mittelständischen Unternehmens
Ein mittelständisches Unternehmen mit 350 Mitarbeitern, das in der Maschinenbauindustrie tätig ist, möchte seine Produktionsprozesse optimieren und gleichzeitig den wachsenden Anforderungen an Datensicherheit und IT-Infrastruktur gerecht werden. In der Vergangenheit wurde der IT-Einkauf weitgehend ohne strategische Planung von der IT-Abteilung durchgeführt. Dies führte zu ineffizienten Investitionen, Überkäufen von Softwarelizenzen und der Nutzung zahlreicher, unkoordiniert arbeitender IT-Dienstleister. Im Zuge dieser Weiterentwicklung war eine umfassende Investition in neue IT-Lösungen geplant.
Die Geschäftsführung hatte sich bereits für die Implementierung von cloudbasierter Software und einer robusten Netzwerkinfrastruktur entschieden. Nun galt es, die richtigen Anbieter und Lösungen zu finden, die langfristig den Anforderungen des Unternehmens gerecht werden konnten.
Anstatt sich einfach für den günstigsten Anbieter zu entscheiden, wurde ein strukturierter IT-Procurement Prozess ins Leben gerufen. Ziel war es, die IT-Beschaffung so auszurichten, dass sie die zukünftigen Bedürfnisse des Unternehmens bestmöglich abdeckte. Im Folgenden zeigen wir, wie dieser Prozess ablief und welche Schritte dabei durchlaufen wurden
Hier ist der Prozess im Detail beschrieben:
Schritt 1: Bedarfsanalyse
Der erste Schritt bestand darin, die genauen IT-Anforderungen des Unternehmens zu ermitteln. Dazu wurden alle relevanten Abteilungen, wie Produktion, IT und Verwaltung, in den Prozess einbezogen. Es wurde überprüft, welche Softwarelösungen benötigt werden, um Arbeitsabläufe zu optimieren, welche Netzwerkinfrastruktur für eine stabile Produktion erforderlich ist und welche Sicherheitsanforderungen in Bezug auf Datenschutzbestimmungen bestehen. Diese umfassende Bedarfsanalyse legte den Grundstein für die Auswahl der passenden IT-Lösungen.
Schritt 2: Marktforschung
Nach der Bedarfsanalyse folgte eine detaillierte Marktforschung, bei der verschiedene Anbieter von Cloud-Diensten und IT-Infrastrukturlösungen untersucht wurden. Der Fokus lag dabei nicht nur auf den Preisen, sondern auch auf der Leistungsfähigkeit, dem Support und der Skalierbarkeit der Lösungen. Es war wichtig, einen Anbieter zu finden, der langfristig mit dem Unternehmen wachsen konnte und flexible Anpassungsmöglichkeiten für zukünftige Anforderungen bot.
Schritt 3: Budgetplanung
IT-Beschaffungen sind oft teuer. Daher war eine detaillierte Budgetplanung notwendig. Die Berücksichtigung der initialen Kosten wäre hier nicht ausreichend. Das Unternehmen musste auch die laufenden Kosten für Wartung, Upgrades und Support einplanen. Wichtig war, dass das Budget nicht nur den heutigen Anforderungen gerecht wurde, sondern auch zukünftige Investitionen in die IT-Infrastruktur ermöglichte.
Die Budgetplanung war entscheidend, um eine ausgewogene Entscheidung zu treffen und sicherzustellen, dass die IT-Investitionen im Einklang mit den langfristigen Geschäftszielen standen.
Schritt 4: Angebotsanfragen und Verhandlungen
Nachdem der richtige Anbieter identifiziert war, folgte die Phase der Angebotsanfragen und Verhandlungen. Hier ging es nicht nur darum, den günstigsten Preis zu bekommen, sondern auch um die besten Konditionen hinsichtlich Service-Level-Agreements (SLAs), Support und Flexibilität bei Vertragslaufzeiten.
Die Verhandlungen spielten eine zentrale Rolle, um die bestmöglichen Konditionen zu erzielen und langfristig stabile Partnerschaften mit den Anbietern aufzubauen. Ein weiterer wichtiger Punkt war die Sicherstellung, dass das Unternehmen nicht nur die besten Preise, sondern auch den besten Service für seine Investitionen erhielt.
Schritt 5: Implementierung und Schulung
Sobald die IT-Lösungen ausgewählt und die Verträge abgeschlossen waren, ging es an die Implementierung. Eine neue IT-Infrastruktur bedeutet immer auch Veränderung. Daher war es wichtig, dass die IT-Abteilung eng mit den Anbietern zusammenarbeitete, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten. Gleichzeitig wurden die Mitarbeiter der betroffenen Abteilungen auf die neuen Systeme geschult, um die Nutzung der IT-Lösungen von Anfang an zu optimieren.
Ergebnisse der Optimierung
Das Beispiel dieses mittelständischen Maschinenbauunternehmens zeigt, wie wichtig ein gut strukturierter IT-Procurement Prozess für die langfristige Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens ist. Die optimierte Einkaufsstrategie zeigt schnell erste Ergebnisse:
Kostensenkung: Durch die Konsolidierung der IT-Dienstleister und den Abschluss langfristiger Verträge konnte das Unternehmen die IT-Betriebskosten um 20 % senken.
Effizienzsteigerung: Das zentrale IT-Beschaffungssystem sorgte für eine bessere Koordination und Transparenz der Bestellungen, was den administrativen Aufwand deutlich reduzierte.
Verbesserte Verhandlungsmacht: Dank der zentralisierten Beschaffung konnte das Unternehmen bessere Konditionen für Software, Hardware und Dienstleistungen erzielen.
Zukunftssicherheit: Mit der neuen IT-Infrastruktur und den flexibel skalierbaren Cloud-Lösungen ist das Unternehmen für zukünftiges Wachstum bestens gerüstet.
Mit diesem Ansatz ist das Unternehmen nun besser aufgestellt, um seine Wachstumsziele zu erreichen und in der zunehmend digitalisierten Maschinenbauindustrie wettbewerbsfähig zu bleiben.
Herausforderungen im IT-Einkauf
Trotz der vielen Vorteile, die eine Optimierung des IT-Einkaufs mit sich bringt, gibt es auch Herausforderungen, die Unternehmen berücksichtigen müssen:
Technologischer Wandel: Die rasante Entwicklung in der IT-Branche erfordert ein hohes Maß an Flexibilität und Anpassungsfähigkeit. Der IT-Einkauf muss sicherstellen, dass die gewählten Lösungen zukunftssicher und skalierbar sind.
Sicherheitsanforderungen: IT-Sicherheit spielt eine immer wichtigere Rolle im IT-Einkauf. Die Auswahl von sicheren Technologien und Dienstleistern ist entscheidend, um das Unternehmen vor Cyberangriffen und Datenverlusten zu schützen.
- Koordination mit anderen Abteilungen: Der IT-Einkauf betrifft oft mehrere Abteilungen. Eine enge Zusammenarbeit zwischen IT, Einkauf und Fachabteilungen ist notwendig, um sicherzustellen, dass die richtigen Lösungen beschafft werden und gleichzeitig die Unternehmensziele unterstützt werden.
- Komplexität der Verträge: IT-Verträge, insbesondere für Softwarelizenzen und Cloud-Dienste, sind oft komplex. Der IT-Einkauf muss in der Lage sein, diese Verträge zu verstehen und im Interesse des Unternehmens zu verhandeln.
Fazit: Warum IT-Procurement so wichtig ist
Das Beispiel zeigt, wie wichtig ein strategisches IT-Procurement für Unternehmen ist, die ihre IT-Infrastruktur zukunftssicher und kosteneffizient gestalten wollen. Durch eine detaillierte Bedarfsanalyse, fundierte Marktforschung, eine durchdachte Budgetplanung und geschickte Verhandlungen können Unternehmen nicht nur Kosten senken, sondern auch ihre Effizienz steigern und langfristige Wettbewerbsvorteile sichern.
Im IT-Procurement geht es nicht nur darum, die richtigen Produkte zu kaufen, sondern auch darum, eine langfristige Strategie zu entwickeln, die das Unternehmen auf zukünftige Herausforderungen vorbereitet. Wer heute in die richtige IT-Infrastruktur investiert, sichert sich die Grundlage für ein nachhaltiges Wachstum in einer immer digitaler werdenden Welt.
Schaut bzw. hört doch gerne zu diesem Thema in unsere beiden Podcastfolgen herein, bei denen wir euch weitere Tipps & Tricks rund um das IT-Procurement geben.
IT-Einkauf - Kostensenkung & Prozessoptimierung durch das KKSC-Phasenmodell - YouTube
Wie der IT-Einkauf aussehen soll! - Folge 17