Was kostet eigentlich eine Bestellung?
Viele würden spontan sagen:
„Kommt drauf an.“
Das stimmt.
Aber die meisten Unternehmen unterschätzen die tatsächlichen Prozesskosten massiv.
In einer aktuellen Podcast-Folge sprechen Joshua Weißenberger und ich genau darüber:
Prozesskosten im Einkauf – insbesondere bei Einmalbedarfen und C-Teilen.
Denn nicht jede Bestellung ist gleich.
Man muss klar unterscheiden:
→ Artikel und Lieferant bereits angelegt
→ Lieferant vorhanden, Artikel nicht
→ weder Artikel noch Lieferant angelegt (klassischer Einmalbedarf)
Und genau hier entstehen die größten Kostenunterschiede.
Typische Benchmarks aus der Praxis:
→ Standardbestellung über ERP
ca. 150–200 € Prozesskosten
→ Bestellung mit zusätzlichen Anlageprozessen
deutlich höhere Kosten
→ Einmalbedarf ohne klare Lösung
oft ca. 350 € Prozesskosten oder mehr
Warum wird es so teuer?
Weil bei Einmalbedarfen viele manuelle Schritte zusammenkommen:
→ Lieferantenanlage
→ Artikelanlage oder Freitextbestellungen
→ Abstimmungen zwischen Abteilungen
→ fehlende oder unklare Auftragsbestätigungen
→ Lieferscheine ohne eindeutige Zuordnung
→ Rechnungen ohne Bestellbezug
→ Rückfragen zwischen Einkauf, Fachbereich und Buchhaltung
Genau hier liegt der größte Hebel im Einkauf.
Wenn man die Kosten einmal sauber hochrechnet:
350 € × Anzahl Einmalbedarfsbestellungen pro Jahr
…wird schnell klar, welches Einsparpotenzial in diesem Bereich steckt.
Die Lösung liegt nicht darin, bestehende Prozesse weiter zu verschärfen.
Die Lösung ist, den Prozess grundsätzlich neu zu denken.
Ein Ansatz, der sich in der Praxis bewährt hat:
Das Ein-Kreditor-Modell.
Damit lassen sich:
→ Lieferantenanlagen reduzieren
→ Artikelanlagen minimieren
→ Prozessbrüche vermeiden
Zusätzlich entstehen positive Effekte im gesamten Unternehmen:
→ weniger Maverick Buying
→ zufriedenere Fachbereiche
→ geringerer operativer Aufwand im Einkauf
→ weniger Rückfragen in der Buchhaltung
Wer das Thema einmal sauber angeht, schafft nicht nur Kostentransparenz – sondern entlastet die gesamte Organisation.
Podcast anhören
Spotify:
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https://podcasts.apple.com/de/podcast/der-einkauf-supply-chain-podcast-f%C3%BCr-operative-exzellenz/id1734032454?i=1000756565722