KPIs im indirekten Einkauf:
Warum sie den Unterschied machen

Kivanc Karakoc | Sourcing & Consulting

Joshua Weißenberger
CONSULTANT & INTERIM MANAGER SUSTAINABILITY & PURCHASING

KPIs im indirekten Einkauf – klingt im ersten Moment vielleicht nach trockener Zahlenakrobatik. In Wirklichkeit sind sie aber ein mächtiges Steuerungsinstrument, das dir hilft, den Überblick über Kosten, Prozesse und Qualität zu behalten. Denn nur was messbar ist, lässt sich auch gezielt verbessern. Und gerade im indirekten Einkauf, wo oft viele kleine Posten zusammenkommen, verlierst du ohne klare Kennzahlen schnell die Kontrolle.

Kivanc Karakoc | Sourcing & Consulting

Was sind KPIs überhaupt?

KPIs sind die Abkürzung für Key Performance Indicators, also Leistungskennzahlen. Das klingt erstmal kompliziert, ist aber eigentlich ganz simpel: Es handelt sich um messbare Werte, die dir zeigen, ob deine Arbeit erfolgreich ist – oder eben nicht. KPIs machen sichtbar, was sonst im Alltag untergeht.

Ein Beispiel: Stell dir vor, du willst deine Einkaufskosten senken. Ohne KPI bleibt das ein vages Ziel. Mit einem KPI wie „Kosten pro Bestellung“ oder „Maverick-Buying-Quote“ (dazu gleich mehr) kannst du schwarz auf weiß nachvollziehen, ob deine Maßnahmen wirken. KPIs sind also dein Navigationssystem im Einkaufsalltag . Sie zeigen dir, ob du auf Kurs bist oder ob du gegensteuern musst.

Wichtig ist dabei: KPIs sind nur dann hilfreich, wenn sie klar definiert, regelmäßig gemessen und transparent kommuniziert werden. Ein Zahlensalat ohne Kontext bringt keinem etwas.

Warum sind KPIs im indirekten Einkauf wichtig?

Der indirekte Einkauf umfasst alle Produkte und Dienstleistungen, die nicht direkt ins Endprodukt einfließen – zum Beispiel Büromaterial, IT-Services oder Facility Management. Kurz gesagt: alles, was du brauchst, damit der Laden läuft.

Und genau hier liegt die Herausforderung: Der indirekte Einkauf ist oft vielfältig, unübersichtlich und verteilt auf viele Abteilungen. Während der direkte Einkauf meist strategisch gesteuert wird, läuft der indirekte Einkauf in vielen Unternehmen eher nebenbei.

  • Das Problem: Ohne KPIs fehlt dir die Transparenz. Du siehst nicht, wo Kosten entstehen, wie viele Lieferanten du wirklich im Einsatz hast oder ob Mitarbeitende am Einkauf vorbei bestellen. So können kleine Posten plötzlich zu großen Summen anwachsen, ohne dass es jemand bemerkt.

Ein Beispiel: Wenn zehn Abteilungen selbstständig bei unterschiedlichen Händlern Druckerpapier bestellen, sieht auf den ersten Blick niemand das Problem. Doch am Ende bezahlst du nicht nur viel zu hohe Preise (weil Volumenrabatte fehlen), sondern hast auch zehn verschiedene Rechnungsprozesse und Lieferantenverträge an der Backe. KPIs wie „Lieferantenanzahl“ oder „Prozesskosten pro Bestellung“ machen genau solche Schwachstellen sichtbar.

Ein weiterer Punkt: KPIs helfen dir, Prozesse zu standardisieren und Ziele messbar zu machen. Statt zu sagen „Wir wollen günstiger einkaufen“, kannst du sagen „Wir wollen die Maverick-Buying-Quote von 30 % auf unter 10 % senken“. Plötzlich hast du ein klares Ziel, an dem du deine Fortschritte messen kannst.

Kurz gesagt: KPIs im indirekten Einkauf sind dein Werkzeugkasten, um Kosten zu senken, Effizienz zu steigern und mehr Transparenz in einen Bereich zu bringen, der sonst oft im Dunkeln bleibt.

Praxisbeispiel: Technisches Unternehmen kämpft mit Maverick Buying

Ein mittelständisches Unternehmen aus dem Maschinenbau mit rund 500 Mitarbeitenden stand vor einem Problem, das viele kennen: Der indirekte Einkauf war ein bunter Flickenteppich.

Ausgangslage:

  • Jede Abteilung bestellte selbstständig, von Werkzeugen über Software bis hin zu Reinigungsdiensten.

  • Rahmenverträge wurden ignoriert, Mitarbeitende bestellten lieber „mal eben schnell“ bei ihrem Lieblingsanbieter.

  • Folge: fehlende Transparenz, hohe Prozesskosten und wenig Überblick über die tatsächlich genutzten Lieferanten.

    • Besonders auffällig war das Maverick Buying – also Käufe außerhalb der festgelegten Einkaufsprozesse. Bei einer Analyse stellte sich heraus: Rund 35 % aller indirekten Bestellungen liefen am Einkauf vorbei.

    Die Lösung:

    Das Unternehmen entschied sich, den indirekten Einkauf stärker KPI-basiert zu steuern:

    1. Einführung von KPIs zur Transparenz

      • Maverick-Buying-Quote (Ziel: unter 10 %)

      • Durchlaufzeit von Bestellungen

      • Anzahl aktiver Lieferanten im indirekten Einkauf

    2. Digitalisierung mit E-Procurement-Tool

      Alle Bestellungen liefen nun über ein zentrales Tool. Abteilungen konnten ihre Bedarfe schnell eingeben, gleichzeitig hatte der Einkauf volle Transparenz über Mengen und Kosten.

    1. Lieferantenkonsolidierung

      Statt über 120 verschiedene Lieferanten wurden zentrale Rahmenverträge mit nur 30 Partnern abgeschlossen.

    1. Regelmäßiges KPI-Reporting

      Monatliche Reports zeigten Abteilungen ihre „Einkaufs-Performance“ auf einen Blick – inklusive Benchmarking, wer besonders gut im Prozess lag.

Ergebnisse nach 9 Monaten:

  • Maverick-Buying-Quote sank von 35 % auf 8 %.

  • Prozesskosten pro Bestellung sanken um 20 %.

  • Deutlich bessere Konditionen dank gebündelter Lieferantenverträge.

  • Höhere Akzeptanz im Unternehmen, weil die Transparenz sichtbar machte, welchen Mehrwert strukturierter Einkauf bringt.

Welche KPIs sind im indirekten Einkauf sinnvoll?

Es gibt nicht den einen KPI, der alles sagt. Entscheidend ist, dass die Kennzahlen zu deinen Zielen passen. Typische Beispiele sind:

  • Prozesskosten pro Bestellung – Wie teuer ist eine einzelne Bestellung im Schnitt?
  • Durchlaufzeit – Wie lange dauert es von der Bedarfsanfrage bis zur Lieferung?
  • Maverick-Buying-Quote – Wie viele Einkäufe laufen an den Prozessen vorbei?
  • Lieferantenanzahl – Gibt es zu viele Anbieter für ähnliche Produkte?
  • Lieferantenperformance – Pünktlichkeit, Qualität und Service der Dienstleister.
  • Einsparungen durch Rahmenverträge – Wie viel Geld sparst du durch zentrale Verhandlungen?

Wie du KPIs in deinen indirekten Einkauf einbaust

  1. Klein anfangen

    Starte mit 2–3 zentralen KPIs, die wirklich relevant sind. Zu viele Zahlen verwirren mehr, als sie helfen.

  1. Digitale Tools nutzen

    Mit Excel allein wird’s schnell unübersichtlich. Ein E-Procurement- oder Spend-Analytics-Tool kann Daten automatisiert erfassen und Reports erstellen.

  1. KPIs sichtbar machen  

    Teile Ergebnisse regelmäßig mit den Abteilungen – etwa über Dashboards oder Reports. Das schafft Transparenz und erhöht die Akzeptanz für den Einkaufsprozess.

  1. Ziele klar definieren

Ohne Ziel kein Fortschritt. Formuliere konkrete Benchmarks, z. B. „Maverick Buying innerhalb von 12 Monaten von 25 % auf <10 % senken“.

  1. Kontinuierlich verbessern

KPIs sind kein einmaliges Projekt, sondern ein langfristiges Steuerungsinstrument. Wichtig ist, regelmäßig nachzujustieren und neue Erkenntnisse einzubauen.

Fazit: KPIs als Gamechanger im indirekten Einkauf

Der indirekte Einkauf wird oft unterschätzt, dabei steckt in ihm enormes Potenzial für Einsparungen und Prozessoptimierung. KPIs im indirekten Einkauf schaffen Transparenz, decken Schwachstellen auf und machen Kosten messbar. Gerade in Zeiten steigender Ausgaben und wachsender Komplexität ist es entscheidend, den „unsichtbaren Einkauf“ aktiv zu steuern. Wer KPIs konsequent einsetzt, verwandelt den indirekten Einkauf von einer reinen Kostenstelle in einen strategischen Erfolgsfaktor. So lassen sich nicht nur Kosten reduzieren, sondern auch Prozesse effizienter gestalten, Lieferantenbeziehungen stärken und das gesamte Unternehmen langfristig zukunftsfähiger machen.

Kommunikation im Einkauf