IT-Einkauf: Optimierung der Prozesse und massive Senkung der Beschaffungskosten
Im IT-Einkauf geht es weit mehr als nur um den Erwerb von Hardware und Software – er ist ein entscheidender Hebel für die Effizienz und Kostenstruktur eines Unternehmens. Doch trotz der zentralen Bedeutung des IT-Einkaufs stehen viele Unternehmen vor Herausforderungen: fehlende Transparenz bei Verträgen, ineffiziente Prozesse und unnötige Kostensteigerungen.
Mit unserer Expertise helfen wir der Geschäftsführung, Einkaufs- und Supply Chain Leitung, den IT-Einkauf zu optimieren und die Beschaffungskosten zu senken. Durch die Einführung klarer Strategien, der Digitalisierung und Standardisierung von Prozessen und dem richtigen Vertragsmanagement sichern wir nicht nur die Verfügbarkeit von IT-Ressourcen, sondern schaffen auch die Grundlage für langfristige Kostensenkungen und mehr Transparenz in der gesamten Beschaffungskette.
Erfahren Sie auf dieser Seite, wie wir Ihnen helfen können, Ihren IT-Einkauf zu einem strategischen Erfolgsfaktor zu machen und welche konkreten Schritte Sie zur Optimierung unternehmen können.
Herausforderungen & Problemstellungen im IT-Einkauf
Keine Übersicht über Verträge und Kosten:
Die Verwaltung von IT-Verträgen und Lizenzmodellen wird häufig vernachlässigt. Das führt zu hohen, unübersichtlichen Ausgaben und verpassten Einsparpotenzialen.
Kein Lizenzmanagement: Das Fehlen eines klaren Lizenzmanagementsystems führt zu unnötigen Ausgaben und unklaren Lizenzbedingungen.
Maverick Buying: Nicht autorisierte Einkäufe führen zu unkontrollierten Ausgaben und Ineffizienz.
Fehlende IT-Beschaffungsstrategien: Viele Unternehmen haben keine klar definierte Strategie für ihre IT-Beschaffungen und deren Optimierung.
Kein Contract Lifecycle Management (CLM)-Tool: Ein Mangel an Tools zur Verwaltung des gesamten Lebenszyklus von IT-Verträgen führt zu ineffizienten Prozessen und höheren Risiken.
Tipp: Der IT-Einkauf ist oft der vergessene Bereich im Beschaffungsprozess. Es ist entscheidend, die Probleme frühzeitig zu erkennen, insbesondere bei der Lizenzverwaltung und der Integration von Prozessen, um langfristige Kostensenkungen zu realisieren.
Phasenmodell – In vier Schritten zum optimalen IT-Einkauf
Mit unserem bewährten Phasenmodell eliminieren wir die oben genannten Herausforderungen und verwandeln Ihren IT-Einkauf in eine wertschöpfende Organisation. Der Prozess umfasst die folgenden Phasen:
Analysephase
Wir analysieren Ihre bestehenden IT-Beschaffungsprozesse und identifizieren Schwachstellen, Ineffizienzen und ungenutzte Einsparpotenziale.
Strategiephase
In dieser Phase entwickeln wir eine maßgeschneiderte IT-Beschaffungsstrategie, die auf Ihre individuellen Bedürfnisse und Ziele zugeschnitten ist.
Umsetzungsphase
Wir setzen die entwickelten Strategien um und sorgen für die Einführung notwendiger Tools und Prozesse, um Ihre IT-Beschaffung effizienter und kostensparender zu gestalten.
Verankerungsphase
In der letzten Phase sorgen wir dafür, dass alle neuen Prozesse und Strategien in Ihrer Organisation verankert werden, sodass der IT-Einkauf langfristig optimiert
Tipp: Ein strukturiertes Phasenmodell ist unerlässlich, um die Vielzahl an Aufgaben im IT-Einkauf effizient zu managen. Beginnen Sie immer mit einer detaillierten Analyse, um zu verstehen, wo Optimierungspotenziale liegen, bevor Sie in die Umsetzung gehen.
Ihr Ergebnis: Ein sorgenfreier IT-Einkauf
Mit unserer Hilfe stellen wir sicher, dass Ihr IT-Einkauf vollständig optimiert wird und Sie mit einer klaren Übersicht über Verträge und Kosten, einer transparenten IT-Beschaffungsstrategie und reibungslosen Prozessen arbeiten können.
Volle Transparenz über Verträge und Kosten
Optimierte Prozesse von der Bedarfsmeldung bis zur Rechnung
Fundiertes Know-how und verhandelte IT-Verträge
Eine transparente IT-Beschaffungsstrategie.
Vollständige Transparenz im IT-Einkauf
Wichtig: Die Optimierung des IT-Einkaufs ist ein fortlaufender Prozess. Setzen Sie klare KPIs zur Messung des Erfolges, um kontinuierlich Verbesserungen zu erreichen und Ihre Ziele effizient zu verfolgen.
Was tun, wenn intern keine Ressourcen für strategischen Einkauf vorhanden sind?
Joshua Weißenberger ist Interim-Einkaufsleiter und Supply-Chain-Experte. Mit seiner langjährigen Erfahrung in Einkauf, Sourcing und Kostenoptimierung begleitet er Unternehmen bei der strategischen und operativen Transformation ihres IT-Einkaufs. Seine besonderen Schwerpunkte liegen in den Bereichen Vertragsverhandlungen, Umsetzung des LkSG sowie der Optimierung von IT-Beschaffungsprozessen.
Ihr Ansprechpartner bei KKSC IT-Einkauf
Joshua Weißenberger
Interim-Einkaufsleiter & Supply Chain Experte
→ Langjährige Erfahrung in Einkauf, Sourcing & Kostenoptimierung
→ Expertise in LkSG, Vertragsverhandlungen und IT-Einkauf
Warum mit Kivanc Karakoc | Sourcing & Consulting
Von der Reduzierung der Einkaufskosten bis hin zur Optimierung Ihrer Prozesse –
wir setzen genau da an, wo Sie den größten Nutzen erzielen.
HÄUFIG GESTELLTE FRAGEN
Weil IT nicht mehr nur Hardware bedeutet. Cloud-Lösungen, Lizenzen, SaaS-Modelle und Security-Themen haben eigene Anforderungen – rechtlich, vertraglich und operativ. Wer hier keine klare Struktur hat, verliert schnell den Überblick.
Oft fehlen zentrale Verträge, klare Verantwortlichkeiten und eine systematische Bedarfsplanung. Das führt zu Schatten-IT, unnötigen Kosten, Vertragsrisiken und mangelnder Transparenz.
Wir analysieren Ihre IST-Situation, definieren klare Rollen und Prozesse, bündeln Bedarfe und verhandeln skalierbare Verträge – inkl. Lizenzmanagement und Lieferantensteuerung. So wird IT-Einkauf strategisch steuerbar.
Absolut. Gerade KMU haben oft viele Einzelverträge und Intransparenz. Mit einem klaren System senken sie Kosten, steigern Verfügbarkeit und entlasten interne Teams spürbar.