Interim Management Einkauf:
So bringst du Tempo, Struktur und frischen Wind in den Beschaffungsprozess

Joshua Weißenberger
CONSULTANT & INTERIM MANAGER SUSTAINABILITY & PURCHASING

Interim Management Einkauf klingt erstmal nach einer trockenen Personalmaßnahme – als würde man einfach „jemanden dazusetzen“. Doch in der Praxis ist es oft die Rettung in letzter Minute!

Wenn der Einkaufsleiter plötzlich ausfällt, ein wichtiges Projekt stockt oder eine kritische Lieferantenkrise droht, muss sofort jemand ans Steuer. Und zwar nicht irgendwer, sondern jemand, der ohne lange Einarbeitung weiß, wie man Beschaffungsvorhaben beschleunigt, Risiken minimiert und Teams auf ein gemeinsames Ziel einschwört.

Genau das leistet Interim Management Einkauf: Erfahrene Profis steigen kurzfristig ein, analysieren die Lage und setzen um – mit klarem Fokus auf messbare Ergebnisse. Kein „Wir schauen uns das mal an“, sondern „Wir packen das jetzt an“.

In diesem Artikel erfährst du:

wann Interim Management Einkauf ist,
wie ein reales Praxisbeispiel aus der Industrie zeigt, dass Tempo und Struktur kein Widerspruch sind,
welche typischen Fehler Unternehmen machen – und wie man sie vermeidet,
und wie du den größtmöglichen Nutzen aus einem Interim-Einsatz ziehst.

Was genau ist Interim Management Einkauf?

Beim Interim Management Einkauf übernimmt ein externer Profi für einen festgelegten Zeitraum eine klar definierte Aufgabe. Das kann von der Leitung der Einkaufsabteilung über die Einführung neuer Systeme bis hin zur Krisenintervention reichen.

Die Gründe für den Einsatz sind vielfältig:

Vakanzüberbrückung – Die Einkaufsleitung ist unbesetzt, die Suche nach einem Nachfolger läuft, aber die Projekte dürfen nicht ins Stocken geraten.
Projektleitung – Einführung einer E-Procurement-Plattform, Umstellung auf ein neues ERP-System oder Integration nach einer Unternehmensübernahme.
Krisenmanagement – Lieferengpässe, Qualitätsprobleme oder drohende Vertragsstrafen

Transformation – Zentralisierung der Einkaufsprozesse, Kostensenkungsprogramme oder Nachhaltigkeitsinitiativen.

Der große Vorteil: Interim Manager sind sofort einsetzbar. Sie bringen Erfahrung aus unterschiedlichen Branchen, kennen Best Practices und haben oft ein belastbares Lieferantennetzwerk, das in kritischen Situationen den Unterschied macht. Sie schreiben nicht nur Konzepte, sondern setzen Maßnahmen sofort um!

Praxisbeispiel: Serienanlauf unter Zeitdruck

Ein mittelständischer Hersteller von Antriebstechnik plante den Start einer neuen Produktlinie – in nur sechs Monaten.

Das Ziel: Alle Produktionsmittel, Bauteile und Zulieferungen mussten rechtzeitig beauftragt, geliefert und geprüft werden, damit die Fertigung starten konnte.

Die Ausgangslage:

Der Einkaufsleiter wechselte mitten im Projekt zu einem anderen Unternehmen.
Die Einkaufsabteilung war mit laufenden Serienprojekten voll ausgelastet.
40 % der benötigten Lieferanten waren noch nicht im System angelegt.
Kein einheitlicher Status zu Vertragsverhandlungen.

Risiken:

Verzögerung der Markteinführung um mehrere Monate
Vertragslücken mit potenziellen Mehrkosten
Qualitätsprobleme durch ungeprüfte Lieferanten

Der Einsatz: Interim Management Einkauf als Beschleuniger

Das Unternehmen entschied sich für einen Interim Manager mit Fokus auf strategischen und operativen Einkauf. Innerhalb weniger Tage wurde klar: Hier reicht es nicht, nur „mitzuarbeiten“ – es brauchte einen strukturierten Eingriff in die Prozesse.

1. Schnelle Analyse & Priorisierung

Statt alle Themen gleichzeitig anzugehen, wurden kritische Warengruppen identifiziert: Komponenten mit langen Lieferzeiten, Engpassmaterialien und Bauteile ohne Zweitquelle.

2. Lieferanten-Quick-Check

Alle relevanten Lieferanten wurden auf Vertragsstand, Bonität, Qualität und Lieferperformance geprüft. Fehlende Informationen wurden sofort nachgefordert – notfalls per Telefon statt per E-Mail-Schleife.

3. Einheitliche Vertragsvorlagen

Mit der Rechtsabteilung wurden in wenigen Tagen Standardverträge entwickelt, um Verhandlungen zu beschleunigen.

4. Beschleunigte Lieferantenanlage

Durch enge Abstimmung mit Finanzen und IT konnte die Kreditorenanlage von 10 auf 3 Werktage reduziert werden.

5. Transparente Kommunikation

Tägliche Kurz-Meetings mit Einkauf, Technik, Qualität und Logistik ersetzten lange Abstimmungsrunden. So wurden Engpässe sofort sichtbar und lösbar.

Einkaufsspezifische Maßnahmen, die den Unterschied machen

Der Erfolg im Interim Management Einkauf hängt oft daran, wie gut der externe Profi die Einkaufsprozesse innerhalb kürzester Zeit auf Effizienz trimmt. In diesem Fall waren folgende Stellschrauben entscheidend:

Warengruppenmanagement: Klare Trennung nach strategischer Relevanz und Volumen, damit Ressourcen auf die wichtigsten Themen fließen.
Rahmenverträge: Vermeiden von Einzelbestellungen bei wiederkehrendem Bedarf spart Zeit, reduziert Fehler, erhöht Verhandlungsmacht.
Lieferantenentwicklung: Engpässe nicht nur umschiffen, sondern gemeinsam mit Lieferanten Lösungen entwickeln.
Digitale Tools: Zentrales Dashboard mit Live-Status aller Bestellungen statt verstreuter Excel-Listen.
Proaktive Stammdatenpflege: Lieferantenanlage nicht erst starten, wenn der Bedarf akut ist, sondern laufend pflegen.

Die Ergebnisse nach 6 Monaten

100 % der kritischen Lieferanten vertraglich fixiert
Bestell- und Freigabezeiten um 35 % verkürzt
Transparente Übersicht aller Beschaffungsprojekte
Deutliche Entlastung des internen Einkaufsteams
Serienstart pünktlich und ohne Zusatzkosten

Und das Bemerkenswerte: Viele der eingeführten Prozesse blieben auch nach dem Einsatz des Interim Managers bestehen – weil sie einfach funktionierten.

Typische Fehler beim Einsatz von Interim Management Einkauf

Viele Unternehmen begehen diese Fehler – und verschenken damit Potenzial:

Unklare Ziele – „Mach mal schneller“ ist kein Ziel. KPIs wie Durchlaufzeit, Kostensenkung oder Lieferantenanzahl sollten klar sein.
Später Datenzugang – Wenn der Interim Manager erst nach Wochen Zugriff auf Systeme und Verträge bekommt, ist der Zeitvorteil dahin.
Keine interne Kommunikation – Ohne Erklärung fühlen sich Teams übergangen oder „kontrolliert“.
Fehlender Wissenstransfer – Verbesserungen gehen nach dem Einsatz wieder verloren, wenn sie nicht dokumentiert werden.

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Weitere Einsatzfelder für Interim Management Einkauf

Kostenoptimierung – Analyse von Warengruppen, Neuverhandlungen von Rahmenverträgen, Bündelung von Bedarfen.
Digitalisierung – Einführung von E-Sourcing-Tools, Optimierung von ERP-Workflows, Nutzung von Katalogsystemen.
Krisenintervention – Lieferant fällt aus, Produktion steht – alternative Quellen finden, ohne Qualitätsverlust.
Change Management – Teamentwicklung, neue Rollenmodelle, Einführung agiler Einkaufsprozesse.

Ergebnisse des strukturierten Vorgehens:

Kosteneffizienz: Durch gezielte Ausschreibungen, Bündelung und Verhandlungsführung konnten 19 % gegenüber der Schätzung eingespart werden.

Lieferzuverlässigkeit: 100 % der Lieferungen trafen im vereinbarten Zeitfenster ein – ein entscheidender Faktor bei der eng getakteten Umstellung.
Prozesssicherheit: Alle eingesetzten PSA, Werkzeuge und Dokumente entsprachen den Kundenvorgaben und gesetzlichen Normen.
Interne Entlastung: Der Einkauf profitierte von der strukturierten Vorgehensweise und der externen Unterstützung – besonders bei der Kommunikation mit neuen Lieferanten und bei der Risikoabsicherung.

Tipps, um Interim Management Einkauf maximal zu nutzen

Klare Zieldefinition
- Lege messbare KPIs fest, z. B.:
  1. Kostenreduktion um X %
  2. Verkürzung der Bestellzyklen um Y Tage
  3. Reduzierung der Anzahl kritischer Lieferanten auf Z
Schneller Onboarding-Prozess
- Zugang zu ERP-System, Vertragsarchiv und aktuellen Projektdaten vom ersten Tag an.
Team einbinden
- Gemeinsame Meetings, offene Kommunikation, klare Aufgabenverteilung.
Wissen sichern
- Dokumentation aller Prozesse und Ergebnisse.
- Übergabeplan erstellen, damit nach dem Interim-Einsatz keine Lücke entsteht.

Checkliste: Brauchst du Interim Management Einkauf?

Fehlt dir kurzfristig eine Führungskraft im Einkauf?
Steht ein Projekt an, das dein aktuelles Team zeitlich nicht stemmen kann?
Gibt es Lieferantenprobleme, die sofort gelöst werden müssen?
Willst du neue Prozesse einführen, ohne den laufenden Betrieb zu gefährden?
Benötigst du spezielles Fachwissen, das intern nicht vorhanden ist?

Wenn du eine oder mehrere Fragen mit „Ja“ beantwortest, ist Interim Management Einkauf vermutlich genau das Richtige.

Fazit: Interim Management Einkauf ist mehr als „Notfallhilfe“

Ob Serienanlauf, Kostenoptimierung oder Digitalisierung – Interim Management Einkauf ist ein effektives Werkzeug, um schnell und gezielt Verbesserungen umzusetzen. Es bringt Erfahrung, Tempo und ein strukturiertes Vorgehen in Situationen, in denen interne Ressourcen am Limit sind.Der größte Vorteil: Die Strukturen, Kontakte und Prozesse, die in kurzer Zeit aufgebaut werden, bleiben auch nach dem Einsatz bestehen.

Ein guter Interim Manager ist wie ein erfahrener Stuntfahrer: Er steigt ins Auto, fährt sofort los, bringt dich sicher ans Ziel – und übergibt das Steuer, wenn die Strecke frei ist.

Du möchtest Einmalbedarf effizient und kostensicher beschaffen? Wir unterstützten dich dabei – kontaktiere uns für ein unverbindliches Beratungsgespräch!

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So bringst du Tempo, Struktur und frischen Wind in den Beschaffungsprozess

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