Gestern wurde im Einkauf mehr Geld versteckt als in jedem Osternest.

Kein Witz.

Während viele auf der Suche nach Ostereiern waren, haben Unternehmen weiterhin Prozesskosten bezahlt –
ohne sie zu sehen.
Ohne sie zu messen.
Ohne sie zu hinterfragen.

Denn genau hier liegt ein blinder Fleck im Einkauf.

Die Rechnung, die kaum jemand macht:

Eine einzige Einmalbestellung verursacht intern im Schnitt 4–6 Stunden fragmentierte Arbeit.

Über alle Beteiligten hinweg:

→ Bedarf klären
→ Lieferant suchen
→ Angebot einholen
→ Bestellung anlegen
→ Freigaben einholen
→ nachfassen
→ Wareneingang prüfen
→ Rechnung kontrollieren
→ Klärfälle lösen
→ buchen, zahlen, archivieren

Bei internen Vollkosten von 60–90 € pro Stunde ergibt sich:

→ rund 350 € Prozesskosten pro Bestellung

Und das jedes Mal.

Das bedeutet:

Eine Bestellung mit 300 € Warenwert
verursacht zusätzlich etwa 350 € interne Kosten.

Warenwert und Prozesskosten liegen damit auf demselben Niveau.

Und das ist kein Einzelfall –
sondern der Normalzustand bei Einmalbedarfen.

Jetzt wird es relevant:

→ 1.000 Bestellungen pro Jahr = 350.000 € Prozesskosten
→ 5.000 Bestellungen pro Jahr = 1.750.000 €
→ 10.000 Bestellungen pro Jahr = 3.500.000 €

Reine Prozesskosten.

Ohne Zusatzkosten wie Expresslieferungen, Reklamationen oder entgangene strategische Zeit im Einkauf.

Die entscheidende Frage:

Warum verhandeln Unternehmen bei Einmalbedarfen über 3 % Preisnachlass –
ignorieren aber gleichzeitig 350 € Prozesskosten pro Vorgang?

Die Antwort ist einfach:

Weil diese Kosten unsichtbar sind.

→ sie tauchen in keinem klassischen Reporting auf
→ sie werden auf mehrere Abteilungen verteilt
→ sie gehören niemandem eindeutig

Typische Anzeichen für dieses Problem:

→ viele Lieferanten mit sehr kleinen Einkaufsvolumina (Tail Spend)
→ hoher Anteil an E-Mail- oder PDF-Bestellungen
→ viele Klärfälle in der Kreditorenbuchhaltung
→ Fachbereiche bestellen am Einkauf vorbei
→ „Einmalbedarfe“, die regelmäßig wiederkehren

Der größte Hebel im Einkauf liegt daher nicht im Preis.

Er liegt im Prozess.

In der Praxis zeigt sich immer wieder:

Unternehmen, die Einmalbedarfe konsolidieren, Lieferantenkomplexität reduzieren und klare Bestellstrukturen schaffen, sparen nicht nur marginale Prozentsätze.

Sie reduzieren ihre internen Aufwände um 30–50 %.

Ein bewährter Ansatz dafür ist das Ein-Kreditor-Modell:

→ ein zentraler Kreditor
→ keine Lieferantenanlage für Einmalbedarfe
→ keine Vorkasse
→ vollständige Dokumentation
→ klare und geführte Prozesse

Das Ergebnis:

Der Einkauf gewinnt Zeit zurück –
für die Themen, die wirklich Wert schaffen.