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Highlight des Monats für den Einkauf
Einmalbedarfe im Einkauf: Herausforderungen und Schwierigkeiten im Alltag der Einkaufsabteilungen – Ihre Lösung mit KKSC!
Einmalbedarfe im indirekten Einkauf verursachen unverhältnismäßig viel Aufwand in den Einkaufsabteilungen. Müssen aber trotzdem in einem kurzen Zeitraum abgewickelt werden.
Diese Bedarfe – Produkte oder Dienstleistungen, die nur einmalig oder selten benötigt werden – lassen sich schwer in standardisierte Einkaufsprozesse einfügen und bringen verschiedene Herausforderungen mit sich. Im Folgenden werden einige der wesentlichen Schwierigkeiten beim Einkauf von Einmalbedarfen beleuchtet.
1. Schwierige Planung und Prognose
Einmalbedarfe sind in ihrer Natur oft unvorhersehbar und tauchen meist spontan auf, was sie schwer planbar macht. Da sie nicht zu den regelmäßig benötigten Produkten zählen, können Bedarfe und Mengen selten verlässlich vorausgesagt werden. Dies erschwert es, den Einkauf langfristig zu organisieren und führt häufig zu kurzfristigem Handlungsbedarf. Zusätzlich kann die Budgetplanung erschwert werden, da die Kosten für Einmalbedarfe im Voraus oft nur schwer einschätzbar sind und somit unvorhergesehene Ausgaben entstehen können.
2. Herausforderungen bei der Kostenkontrolle und keine Realisierung von Einsparungen
Die fehlende Vorhersehbarkeit und die Tatsache, dass keine festen Rahmenverträge existieren, führen oft zu höheren Kosten. Da Einmalbedarfe meist von einem kurzfristig ausgewählten Lieferanten beschafft werden, entfallen die Vorteile eines stabilen Lieferantenverhältnisses und damit auch oft Mengenrabatte und sonstige Sonderkonditionen. Dies kann dazu führen, dass Einmalbedarfe unverhältnismäßig hohe Kosten verursachen und das Einkaufsbudget zusätzlich belasten.
3. Komplexität in der Qualitätskontrolle und Lieferantenauswahl
Bei Einmalbedarfen ist die Auswahl eines geeigneten Lieferanten meist schwieriger als bei langfristigen Kooperationen. Häufig fehlen Erfahrungswerte oder bewährte Partner für die Beschaffung, und die Qualität der gelieferten Produkte oder Dienstleistungen kann stark schwanken. Besonders herausfordernd ist es, eine verlässliche Qualitätskontrolle durchzuführen, da viele Unternehmen hier über keine etablierten Prozesse verfügen und die Kontrolle für einmalige Bestellungen oft aufwendig ist. Fehlkäufe und Qualitätsmängel sind somit potenzielle Risiken.
4. Hohe Prozesskosten und mangelnde Effizienz
Da Einmalbedarfe oft individuelle und maßgeschneiderte Einkaufsprozesse erfordern, kann der Aufwand für ihre Beschaffung im Verhältnis zum eigentlichen Einkaufswert sehr hoch sein. Von der Bedarfsdefinition über die Lieferantenauswahl bis zur Auftragsabwicklung kann ein Einmalbedarf somit viele Ressourcen binden und hohe Prozesskosten verursachen. Diese Ineffizienzen stehen im Widerspruch zu dem Ziel, den Einkauf möglichst schlank und kostengünstig zu gestalten.Zudem müssen im ERP-System ständig neue Lieferanten angelegt werden, die den Prozess zusätzlich erschweren.
5. Teilweise Vorkasse
Da sehr häufig mit neuen unbekannten Unternehmen in diesen Bereich gearbeitet wird, verlangt der Lieferant Vorkasse.
6. Fehlende Standardisierung und fehlende Routine – Maverick Buying!
Einmalbedarfe stehen im Gegensatz zu standardisierten Einkaufsprozessen und Routinen, die üblicherweise für den Regelbedarf etabliert sind. Es gibt kaum Erfahrungswerte, Best-Practice-Beispiele oder automatisierte Prozesse, die bei der Abwicklung solcher Bedarfe unterstützen könnten. Die Teams müssen sich deshalb bei jedem Einmalbedarf auf neue Anforderungen einstellen und eigenständige Lösungswege finden. Dies kann insbesondere für kleinere Einkaufsteams zu einer zusätzlichen Belastung führen.
Zudem werden die Bestellungen häufig auch direkt auch am Einkauf vorbei, also direkt von den Fachbereichen vorgenommen, was eine zusätzliche Herausforderung für die Einkaufsabteilung darstellt.
Der Einkauf von Einmalbedarfen stellt Unternehmen vor vielfältige Herausforderungen, von der Planungsunsicherheit bis hin zu Kosten- und Prozessineffizienzen. Diese Einmalanforderungen belasten Einkaufsprozesse und das Budget gleichermaßen und benötigen flexible und dennoch durchdachte Herangehensweisen, um ihren Einfluss auf den Betrieb zu minimieren. Einmalbedarfe lassen sich daher nur schwerlich in gängige Einkaufsprozesse einbetten.
IHRE LÖSUNG – Einmalbedarfe mit dem 1-Kreditor-Modell von KKSC!
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Wie sieht das in der Praxis aus?
Ganz einfach – nach einem simplen „Onboarding-Prozess“, bei dem Sie nur wenige Fragen mit uns abstimmen müssen (z.B. Ihre Rechnungsadresse, Ansprechpartner o.ä.), legen Sie KKSC als Lieferant in Ihrem ERP-System ab.
Ab diesem Moment können Sie alle Bestellungen mit Angeboten, Informationsmaterial etc. an KKSC senden. Wir kümmern uns um den Rest!
Sie erhalten innerhalb von 24 Stunden eine Auftragsbestätigung. Sie werden über die Lieferung informiert und erhalten einen entsprechenden Lieferschein. Im Gegensatz zur Vorkasse haben Sie bei uns ein Zahlungsziel von 14 Tagen netto. Im Bedarfsfall können wir sogar Ihren Bedarf nochmals mit dem gewünschten Lieferanten verhandeln oder sogar den Komplettbedarf ausschreiben.
Es gibt feste „Eskalationsprozesse“, sofern z.B. ein Lieferant nicht reagiert o.ä.
Kommen Sie einfach auf uns zu und wir führen ein kostenloses, unverbindliches Erstgespräch. Weitere Details hierzu finden Sie auch auf unserer Website in dem Bereich: Einmalbedarfe effizient beschaffen – Das Ein-Kreditor-Modell von KKSC