Einflussfaktoren im indirekten Einkauf:
Wie du deine Beschaffung effizienter gestaltest
Joshua Weißenberger
CONSULTANT & INTERIM MANAGER SUSTAINABILITY & PURCHASING
Der indirekte Einkauf umfasst alle Güter und Dienstleistungen, die nicht direkt in die Produktion eines Unternehmens eingehen, aber dennoch für den reibungslosen Betrieb erforderlich sind. Dazu gehören zum Beispiel Büromaterial, IT-Dienstleistungen, Reinigungsservices und Marketingmaterialien.
Oft wird dieser Einkauf vernachlässigt, da er im Vergleich zum direkten Einkauf weniger sichtbar ist. Doch die Einflussfaktoren im indirekten Einkauf sind vielseitig und beeinflussen sowohl die Kostenstruktur als auch die Effizienz eines Unternehmens. In diesem Artikel gehen wir auf die wichtigsten Einflussfaktoren ein und zeigen, wie man sie optimieren kann – anhand eines Praxisbeispiels, das dir hilft, deinen indirekten Einkauf effizienter zu gestalten.
Einflussfaktoren im indirekten Einkauf
Im indirekten Einkauf gibt es zahlreiche Einflussfaktoren, die die Kosten und die Effizienz der Beschaffung maßgeblich beeinflussen. Zu den wichtigsten Faktoren zählen:
1. Lieferantenbeziehungen und Verhandlungsstrategien:
Lieferanten spielen eine zentrale Rolle im indirekten Einkauf. Je besser die Beziehung und je stärker die Verhandlungsposition eines Unternehmens, desto günstiger können Produkte und Dienstleistungen beschafft werden. Besonders in Bereichen wie IT-Dienstleistungen oder Reinigungsservices ist eine langfristige Partnerschaft oft vorteilhaft.
2. Marktbedingungen und Preistrends:
Die allgemeine Marktlage und Preistrends in den verschiedenen Beschaffungsbereichen wirken sich auf die Einkaufskosten aus. Schwankende Rohstoffpreise oder saisonale Preiserhöhungen sind hier Beispiele für externe Einflussfaktoren, die den indirekten Einkauf betreffen können.
3. Technologieeinsatz:
Der Einsatz von E-Procurement-Systemen und anderen digitalen Tools zur Beschaffung kann den indirekten Einkauf stark optimieren. Digitale Plattformen bieten mehr Transparenz, reduzieren den administrativen Aufwand und ermöglichen eine bessere Kontrolle über Bestellungen und Ausgaben.
4. Interne Prozesse und Kommunikation:
Eine gut strukturierte Organisation und klare Kommunikation zwischen den Abteilungen ist entscheidend, um den indirekten Einkauf effizient zu gestalten. Wenn zum Beispiel jeder Abteilungsleiter eigene Bestellungen tätigt, führt dies nicht nur zu unnötigem Aufwand, sondern auch zu einem Mangel an Transparenz und schlechteren Konditionen.
5. Gesetzliche Vorgaben und Compliance:
Vorschriften und gesetzliche Anforderungen beeinflussen ebenfalls den indirekten Einkauf. Ein Unternehmen muss sicherstellen, dass alle Einkäufe den gesetzlichen Standards entsprechen, etwa bei der Auswahl von Dienstleistern oder dem Einkauf von umweltfreundlichen Produkten.
Sicherstellung der Transparenz bei Lieferanten
Die Sicherstellung der Transparenz bei Lieferanten gehört zu den Einflussfaktoren im indirekten Einkauf und ist entscheidend für eine effiziente Beschaffung. Durch klare Kommunikation, regelmäßige Überprüfungen und Datenanalysen erhalten Unternehmen ein besseres Verständnis ihrer Lieferantenbasis und können Kosten, Qualität und Risiken besser kontrollieren.
Praxisbeispiel: Einflussfaktoren im indirekten Einkauf bei einem mittelständischen Unternehmen
Ein mittelständisches Unternehmen im Bereich IT-Beratung mit etwa 200 Mitarbeitern erkannte, dass der indirekte Einkauf einen erheblichen Einfluss auf die Gesamtkosten hatte, jedoch ineffizient organisiert war. Zu den indirekten Einkäufen zählten Büromaterial, IT-Dienstleistungen, Marketingausgaben und externe Beratungsdienste.
Die Geschäftsführung stellte fest, dass durch die Vielzahl an Lieferanten und die mangelnde Transparenz bei den Ausgaben, der indirekte Einkauf teuer und unübersichtlich war. Deshalb wurde ein Optimierungsprozess gestartet, um die wesentlichen Einflussfaktoren des indirekten Einkaufs zu analysieren und zu steuern.
Einflussfaktor 1: Lieferantenbeziehungen und Verhandlungen
Zu Beginn der Analyse wurde die Lieferantenstruktur untersucht. Es zeigte sich, dass das Unternehmen für IT-Dienstleistungen, Büromaterialien und Marketingprodukte mit einer Vielzahl von Anbietern zusammenarbeitete, oft ohne langfristige Verträge oder Rahmenvereinbarungen. Das führte zu uneinheitlichen Preisen und unterschiedlichen Serviceleistungen.
Lösung: Das Unternehmen entschloss sich, langfristige Rahmenverträge mit den wichtigsten Lieferanten abzuschließen. So konnte das Unternehmen nicht nur bessere Konditionen verhandeln, sondern auch die Servicequalität und Lieferzeiten optimieren. Dies reduzierte die Ausgaben und vereinfachte die Zusammenarbeit.
Einflussfaktor 2: Technologieeinsatz
Der indirekte Einkauf war bis dahin größtenteils manuell organisiert. Bestellungen wurden per E-Mail verschickt, und Rechnungen mussten von den Abteilungen geprüft und freigegeben werden – ein zeitaufwändiger und fehleranfälliger Prozess.
Lösung: Zur Optimierung wurde eine E-Procurement-Plattform eingeführt, die es den Mitarbeitern ermöglichte, Bestellungen zentral und digital durchzuführen. Dies führte zu einer schnelleren Abwicklung von Bestellungen, einer besseren Nachverfolgbarkeit und einer deutlichen Reduzierung des Verwaltungsaufwands.
Einflussfaktor 3: Marktbedingungen und Preistrends
Das Unternehmen hatte wenig Überblick über die Marktpreise der verschiedenen indirekten Einkäufe. Besonders bei IT-Dienstleistungen und Marketingmaterialien waren Preisschwankungen häufig und unvorhersehbar.
Lösung: Durch den Einsatz von Datenanalysen und regelmäßigen Marktvergleichen konnte das Unternehmen besser auf Preistrends reagieren und Preissteigerungen frühzeitig erkennen. So wurde eine kontinuierliche Überwachung der Ausgaben eingeführt, die eine proaktive Steuerung der Beschaffung ermöglichte.
Einflussfaktor 4: Interne Kommunikation und Prozesskoordination
Ein weiteres Problem war die fehlende Abstimmung zwischen den verschiedenen Abteilungen. Jede Abteilung tätigte ihre eigenen Einkäufe ohne Absprache, was zu Mehrfachbestellungen und unnötigen Ausgaben führte.
Lösung: Das Unternehmen führte eine zentrale Einkaufskoordination ein, bei der alle Bestellungen über die neue E-Procurement-Plattform abgewickelt wurden. Zudem wurden klare Richtlinien und Schulungen für die Mitarbeiter eingeführt, um die Zusammenarbeit und die Einhaltung des neuen Prozesses zu gewährleisten.
Ergebnisse der Optimierung
Nach der Einführung dieser Maßnahmen zeigte das Unternehmen deutlich verbesserte Ergebnisse:
- Kostenreduktion: Die zentrale Beschaffung und die verbesserten Lieferantenbeziehungen führten zu einer Senkung der indirekten Einkaufskosten um 18 %.
- Effizienzsteigerung: Der manuelle Aufwand für Bestellungen und Rechnungsprüfungen konnte um 30 % reduziert werden.
Transparenz: Durch die E-Procurement-Plattform und die Datenanalysen hatte das Unternehmen nun eine klare Übersicht über alle indirekten Einkäufe, was eine bessere Budgetplanung und Kostenkontrolle ermöglichte.
Fazit: Der indirekte Einkauf als Erfolgsfaktor
Der indirekte Einkauf spielt eine wichtige Rolle für die Effizienz und Kostenstruktur eines Unternehmens. Durch die gezielte Steuerung der wesentlichen Einflussfaktoren – wie Lieferantenbeziehungen, Technologieeinsatz, Marktbedingungen, und interne Kommunikation – können Unternehmen sowohl Kosten senken als auch ihre Prozesse optimieren.
Das Praxisbeispiel zeigt, wie durch eine zentrale Beschaffung, die Einführung von E-Procurement-Plattformen und die Verbesserung der internen Abstimmung erhebliche Einsparungen und Effizienzgewinne erzielt werden können.
Unternehmen, die diese Einflussfaktoren aktiv steuern, verbessern nicht nur ihre Kostentransparenz, sondern sichern sich auch langfristige Wettbewerbsvorteile.