Direkter Einkauf vs. Indirekter Einkauf
Was steckt dahinter und wie
optimierst du deinen Einkauf?
Joshua Weißenberger
CONSULTANT & INTERIM MANAGER SUSTAINABILITY & PURCHASING
Ein effizienter Einkaufsprozess ist in der heutigen Zeit für Unternehmen von entscheidender Bedeutung, um Kosten zu senken und die Wettbewerbsfähigkeit zu steigern. Im Bereich des Einkaufs hört man immer wieder von direktem und indirektem Einkauf. Aber was genau steckt hinter diesen Begriffen, und warum ist es wichtig, sie zu verstehen? In diesem Artikel schauen wir uns beide Einkaufsarten an, vergleichen sie und erklären, wie du durch eine gezielte Einkaufsstrategie dein Unternehmen unterstützen kannst. Wir werfen auch einen Blick auf ein konkretes Praxisbeispiel und zeigen dir eine Lösung, wie du den Einkaufsprozess effizienter gestalten kannst.
Was ist direkter Einkauf?
Der direkte Einkauf umfasst die Beschaffung aller Güter und Dienstleistungen, die direkt in die Produktion eines Unternehmens einfließen. Dies beinhaltet alles, was für das Endprodukt notwendig ist und bildet in den meisten Unternehmen das Kerngeschäft im Einkauf. In einem Autoherstellerbetrieb könnten das beispielsweise Bauteile wie Motoren, Reifen und Karosserien sein. Diese Materialien sind entscheidend, damit das Produkt – in diesem Fall das Auto – am Ende überhaupt hergestellt werden kann.
Was ist indirekter Einkauf?
Der indirekte Einkauf bezieht sich hingegen auf Produkte und Dienstleistungen, die nicht unmittelbar in die Herstellung des Endprodukts eingehen, aber für das Unternehmen trotzdem von zentraler Bedeutung sind. Hierzu zählen beispielsweise Bürobedarf, IT-Ausstattung, Marketingdienstleistungen oder auch Reinigungsservices. Es handelt sich also um Dinge, die das Unternehmen am Laufen halten, aber nicht direkt in das Produkt selbst einfließen.
Direkter vs. Indirekter Einkauf: Worin bestehen die zentralen Unterschiede?
Während der direkte Einkauf sich auf die Produktion von Gütern und Dienstleistungen konzentriert, stellt der indirekte Einkauf sicher, dass das Unternehmen intern funktioniert. Auch wenn beide Arten ihre eigene Bedeutung haben, gibt es große Unterschiede in Bezug auf Einkaufstrategie, Prozesse und Budgetierung.
Kauf von Rohstoffen, Komponenten und Materialien, die in die Endprodukte eines Unternehmens eingehen.
- Typische Kategorien: Rohstoffe, Bauteile, Maschinen, Produktionsausrüstung.
- Einfluss: Direkter Einfluss auf die Qualität und Kosten der Endprodukte.
- Verbindung: Eng verknüpft mit Produktion und Produktentwicklung.
- Strategische Ausrichtung: Oft langfristige Partnerschaften mit Lieferanten.
- Ressourcenbedarf: Größere Mengen zur Sicherstellung hoher Produktqualität.
Erwerb von Gütern und Dienstleistungen, die nicht direkt in die Endproduktion eingehen, aber für den Betrieb erforderlich sind.
- Typische Kategorien: Bürobedarf, IT-Services, Facility Management, Reisen, Schulungen, Beratungsdienstleistungen.
- Einfluss: Indirekter Einfluss auf Betriebskosten und Effizienz.
- Verbindung: Erforderlich für administrative, betriebliche und unterstützende Funktionen.
- Kontrolle: Erfordert stärkere Kontrolle und Prozessoptimierung zur Kostenkontrolle.
- Analyse: Notwendig, um Ausgaben zu überwachen und Betriebskosten zu senken.
Strategien zur Optimierung des direkten und indirekten Einkaufs:
Die Optimierung des direkten und indirekten Einkaufs ist für Unternehmen entscheidend, um sowohl die Produktionskosten zu senken als auch die betriebliche Effizienz zu steigern. Dabei erfordert jeder Bereich spezifische Strategien, die auf die jeweiligen Bedürfnisse und Herausforderungen zugeschnitten sind. Hier sind einige der wichtigsten Strategien für die Optimierung beider Einkaufsarten:
1. Zentralisierung des Einkaufs
Durch die Bündelung aller Bestellungen in einem zentralen Einkauf können bessere Preise und Konditionen ausgehandelt werden, sowohl im direkten als auch im indirekten Einkauf.
2. Standardisierung der Prozesse
Einheitliche Bestellvorgänge und -richtlinien erhöhen die Effizienz und verringern Fehler, sowohl bei Produktionsmaterialien als auch bei Dienstleistungen.
3. Langfristige Lieferantenpartnerschaften
Stabile Beziehungen mit Lieferanten sichern Qualität und verbesserte Preise. Dies gilt sowohl für Rohstoffe als auch für wiederkehrende Dienstleistungen.
4. Nutzung von E-Procurement
Digitale Einkaufsplattformen vereinfachen Bestellprozesse, bieten mehr Transparenz und reduzieren den administrativen Aufwand.
5. Datenanalyse und Überwachung
Durch regelmäßige Analyse der Ausgaben können Einsparpotenziale erkannt und die Einkaufsstrategie kontinuierlich optimiert werden.
Praxisbeispiel: Optimierung des direkten und indirekten Einkaufs in einem mittelständischen Unternehmen
Ein mittelständisches Unternehmen aus der Maschinenbauindustrie mit etwa 300 Mitarbeitern hatte in den letzten Jahren seine Beschaffungsstrategie stark auf den direkten Einkauf ausgerichtet. Das Unternehmen erwarb Rohstoffe und Bauteile wie Stahl, elektronische Komponenten und Maschinen, die direkt in die Produktion der Maschinenflotte eingingen. Diese Prozesse waren größtenteils gut organisiert und strategisch optimiert, was eine hohe Qualität der Endprodukte gewährleistete. Der indirekte Einkauf jedoch – bestehend aus Materialien für Büros, IT-Infrastruktur, Reinigung und externen Dienstleistungen – war bislang eher unkoordiniert und wurde über verschiedene Abteilungen hinweg ohne zentrale Steuerung abgewickelt.
Im Rahmen eines umfassenden Optimierungsprojekts entschied sich die Geschäftsführung, sowohl den direkten als auch den indirekten Einkauf effizienter zu gestalten. Die Herausforderung bestand darin, nicht nur die Produktionsprozesse, sondern auch die unterstützenden und administrativen Beschaffungen zu optimieren, um Kosten zu senken und die internen Abläufe zu verbessern.
Schritt 1: Analyse des direkten und indirekten Einkaufs
Zunächst wurde eine detaillierte Auswertung der Ausgaben im direkten und indirekten Einkauf durchgeführt. Beim direkten Einkauf stellte sich heraus, dass zwar bereits zentrale Lieferantenverträge bestehen, jedoch durch unterschiedliche Produktionsabteilungen und teilweise mangelnde Kommunikation teure Sonderanfertigungen und kurzfristige Bestellungen getätigt wurden. Beim indirekten Einkauf waren zahlreiche ineffiziente Prozesse zu erkennen, etwa über 30 verschiedene Lieferanten für Büromaterial und Wartungsdienstleistungen. Hier gab es deutliche Einsparpotenziale.
Schritt 2: Zentralisierung und Standardisierung der Prozesse
Um den direkten Einkauf zu optimieren, entschied man sich, die Rahmenverträge mit Lieferanten für Rohstoffe und Bauteile zu überarbeiten. Es wurde ein zentraler Einkaufskontakt definiert, der für alle Produktionsabteilungen zuständig war, wodurch die Kommunikation verbessert und Bestellungen besser abgestimmt werden konnten. Dies führte zu einem besseren Preis-Leistungs-Verhältnis und einer vereinheitlichten Qualität der gelieferten Materialien.
Im indirekten Einkauf wurde ebenfalls eine Zentralisierung angestrebt. Anstatt dass jede Abteilung ihre eigenen Verträge mit Dienstleistern abschloss, wurden für Dienstleistungen wie IT-Support, Reinigung und Büromaterial zentrale Lieferanten ausgewählt, mit denen langfristige Rahmenverträge geschlossen wurden. Dies ermöglichte dem Unternehmen, bessere Preise und Servicekonditionen zu verhandeln, da nun größere Volumina gebündelt wurden.
Schritt 3: Einführung einer digitalen Einkaufsplattform
Für beide Bereiche wurde eine E-Procurement-Plattform eingeführt, die eine zentrale Anlaufstelle für alle Einkaufsaktivitäten bot. Auf der Plattform konnten sowohl Materialien für die Produktion als auch Produkte und Dienstleistungen für den Betrieb des Unternehmens bestellt werden. Die Plattform erleichterte nicht nur die Bestellprozesse, sondern ermöglichte auch eine transparente Nachverfolgung aller Ausgaben, sowohl im direkten als auch im indirekten Einkauf.
Schritt 4: Schulung und Kommunikation
Ein wichtiger Bestandteil der Optimierung war die Schulung der Mitarbeiter. Die Abteilungen wurden in den neuen Prozessen des direkten und indirekten Einkaufs geschult, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter mit den neuen Abläufen vertraut waren. Besonders beim indirekten Einkauf war es wichtig, dass alle Abteilungen die neue Plattform und die zentralen Bestellrichtlinien einhielten.
Ergebnisse der Optimierung
Die Maßnahmen zur Optimierung des direkten und indirekten Einkaufs zeigten bereits nach wenigen Monaten deutliche Ergebnisse:
- Die Kosten im direkten Einkauf konnten durch die besseren Konditionen mit den Lieferanten um 10 Prozent gesenkt werden. Zudem konnten die Produktionskosten durch die Konstanthaltung der Lieferqualität stabilisiert werden.
- Im indirekten Einkauf konnten die Gesamtkosten um 20 Prozent reduziert werden. Die Zentralisierung und Standardisierung der Bestellungen führten zu effizienteren Prozessen und zur Erzielung bessere Rabatte.
Die Einführung der E-Procurement-Plattform sorgte für eine deutliche Steigerung der internen Effizienz, da Bestellungen schneller abgewickelt und Ausgaben transparent nachverfolgt werden konnten. Ein zusätzlicher Vorteil war die verbesserte Budgetplanung und -überwachung, da das Unternehmen nun genau wusste, welche Abteilungen wie viel für verschiedene Einkaufsbereiche ausgaben.
Fazit: Beide Einkaufsarten sind wichtig, aber ihre Verwaltung erfordert unterschiedliche Ansätze
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass sowohl der direkte als auch der indirekte Einkauf für jedes Unternehmen wichtig sind, aber unterschiedliche Anforderungen an das Management stellen. Während der direkte Einkauf stärker auf die Produktion und Produktqualität ausgerichtet ist, geht es beim indirekten Einkauf darum, den Betrieb am Laufen zu halten. Die Herausforderung besteht darin, beide Bereiche effizient zu managen und Transparenz zu schaffen.
Durch den gezielten Einsatz von modernen Tools und Systemen kannst du die Einkaufskosten optimieren, Prozesse rationalisieren und sogar von langfristigen Partnerschaften mit Lieferanten profitieren. So sorgst du dafür, dass beide Einkaufsarten – ob direkt oder indirekt – optimal und effizient ablaufen.
