Der strategische Einkauf –
Ein Schlüssel für Ihren langfristigen Erfolg!
Joshua Weißenberger
CONSULTANT & INTERIM MANAGER SUSTAINABILITY & PURCHASING
Um Ihre Kosten langfristig zu senken und gleichzeitig die Effizienz in Ihrer Einkaufsabteilung zu steigern, brauchen Sie unbedingt den strategischen Einkauf!
In vielen Einkaufsabteilungen in vor allem kleinen und mittelständischen Unternehmen, ist es häufig so, dass die Einkäufer für alles zuständig sind: operativ und strategisch.
Dabei sollte dies unbedingt getrennt werden, damit der Fokus jeweils auf die Schwerpunkte gelegt werden kann.
Was ist denn nun aber konkret der Unterschied zwischen dem operativen- und dem strategischem Einkauf? Die Unterschiede liegen vor allem in den jeweiligen Zielen, bei der Ausrichtung der Aufgaben und dem Zeithorizont.Der operative Einkauf hat seinen Schwerpunkt eher im kurz- bis mittelfristigen Bereich, also täglich bis einige Monate. Der strategische Einkauf ist langfristig, also auf mehrere Jahre ausgelegt. Beim operativen Einkauf liegt der Fokus vor allem auf den täglichen Beschaffungsaktivitäten und der Lieferantenbetreuung, um insbesondere die kurzfristige Materialversorgung sicherzustellen. Hingegeben konzentriert sich der strategische Einkauf auf die langfristige Lieferantenauswahl und Lieferantenentwicklung, sowie eine Optimierung der Beschaffungsprozesse. Durch eine gezielte strategische Planung wird langfristig die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens sichergestellt. Deshalb ist es so wichtig, dass die Bereiche aufgegliedert sind, und der jeweilige Einkäufer (operativ oder strategisch) sich voll und ganz den Schwerpunkten widmen kann.
Nachfolgend möchten wir uns die konkreten Aufgaben des strategischen Einkaufs im Detail ansehen und analysieren, wie dadurch der Erfolg im Einkauf langfristig sichergestellt wird.
Das Lieferantenmanagement
Es werden Lieferanten ausgewählt, die langfristig für eine Partnerschaft zu dem Unternehmen passen. Die Lieferanten werden nach festgelegten Prozessen ausgewählt und bewertet und während der Zusammenarbeit dauerhaft weiterentwickelt. Dies geschieht anhand von Workshops, sog. Lieferantentagen, Lieferantenbewertungen, Lieferantenaudits usw. Als Unterstützung hierfür wird bestenfalls ein SRM-Tool (Supplier Relationship Management) verwendet.
Das Vertragsmanagement
Ein großer Part des strategischen Einkaufs nimmt das Verhandeln von Rahmenverträgen ein. Die Rahmenverträge stellen eine Basis für die langfristige Zusammenarbeit dar und geben die „Spielregeln“ dabei vor. Die Preisverhandlungen sind im strategischen Einkauf an der Tagesordnung.
Die Marktanalyse
Der strategische Einkäufer ist stets „am Puls der Zeit“. Er beobachten die Markttrends und sämtliche Preisentwicklungen und weiß über die neuesten Technologien und Tools stets Bescheid.
Das Kostenmanagement
Neben den Preisverhandlungen hat der strategische Einkauf auch ein gutes Gespür für mögliche Kostensenkungspotenziale und Optimierungen, die er angeht und auch umsetzt.
Das Risikomanagement
Risiken gilt es stets im strategischen Einkauf „auf dem Schirm zu haben“ und diese entsprechend zu monitoren. Mit dem gezielten Einsatz von entsprechenden Tools und Maßnahmen minimiert der strategische Einkauf die Risiken in der Lieferkette auf ein Minimum.
Die Nachhaltigkeit & Compliance
Da der Fokus wie bereits beschrieben auf mehrere Jahre ausgerichtet ist, wird selbstverständlich im Sinne der Nachhaltigkeit agiert. In Zeiten von neuen Gesetzen, wie z.B. dem Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (kurz LkSG) stellt der strategische Einkauf die Einhaltung von Umwelt- und Sozialstandards, sowie von Menschenrechten ein und überwacht dies entsprechend bei den Lieferanten.
Das Qualitätsmanagement
Neben den kommerziellen Verhandlungen vergisst der strategische Einkäufer aber keinesfalls die Qualitätsanforderungen. Die Spezifikationen müssen von den Lieferanten eingehalten werden. Es werden Audits bei Lieferanten durchgeführt und Qualitätssicherungsmaßnahmen mit dem Lieferanten vereinbart. Ein wirksames Werkzeug hierfür stellt die Qualitätssicherungsvereinbarung (QSV) dar.
Die Kommunikation
Die Kommunikation, insbesondere auch über Abteilungsgrenzen hinweg, wie z.B. zu der Entwicklung, der Qualitätsabteilung , Finanzen oder dem Vertrieb, zählt zu den großen Stärken eines strategischen Einkäufers. Er arbeitet sehr eng mit den Abteilungen zusammen und nimmt teilweise auch eine Projektmanagement Funktion ein.
Im Zusammenspiel mit dem operativen Einkauf kann somit langfristig der Unternehmenserfolg sichergestellt werden.
Der strategische Einkauf legt die Grundlagen und gibt die Rahmenbedingungen vor, die der operative Einkauf im Tagesgeschäft gezielt umsetzt.
Jeder Einkaufsleiter hat deshalb die Aufgabe, sein Team mit den entsprechenden Kompetenzen bestmöglich operativ und strategisch aufzustellen, um die Schwerpunkte zu setzen.