1-Kreditor-Modell im Einkauf:
Zentrale Abwicklung für maximale Effizienz 

Kivanc Karakoc | Sourcing & Consulting

Kivanc Karakoc
GRÜNDER & GESCHÄFTSFÜHRER | Senior Consultant Purchasing

In vielen Unternehmen steht der Einkauf zunehmend unter Druck: Prozesse sollen schneller, schlanker und gleichzeitig transparenter werden. Besonders bei Einmalbedarfen, Sonderprojekten oder kurzfristigen Anforderungen stoßen traditionelle Einkaufsprozesse jedoch schnell an ihre Grenzen. Ein zentrales Problem: Jeder neue Lieferant bedeutet zusätzlichen Aufwand – von der internen Prüfung über Freigaben bis hin zur buchhalterischen Anlage im System.

Genau hier kommt das 1-Kreditor-Modell ins Spiel. Ein pragmatischer und hocheffizienter Ansatz, der sowohl Einkauf als auch Buchhaltung entlastet, und dabei volle Kontrolle und Transparenz gewährleistet. In diesem Beitrag zeigen wir dir, wie das Modell funktioniert, für wen es besonders sinnvoll ist und wie wir es erfolgreich in der Praxis einsetzen.

Ein Kreditor für alle Einmalbedarfe im indirekten Einkauf mit KKSC

Was bedeutet „1-Kreditor-Modell“?

Das 1-Kreditor-Modell ist eine Einkaufsstrategie, bei der die komplette Beschaffung – selbst wenn mehrere unterschiedliche Lieferanten oder Leistungen beteiligt sind – über nur einen zentralen Kreditor abgewickelt wird.

Dieser Kreditor (also der zentrale Vertragspartner) übernimmt sämtliche Aufgaben:

  • Lieferantensuche & Angebotsvergleich
  • Verhandlungen & Auftragsvergabe
  • Bündelung aller Leistungen
  • Abrechnung über eine einzige Rechnung

Viele Lieferanten bedeuten zwar mehr Auswahl und Wettbewerb, führen aber auch zu einem hohen Verwaltungsaufwand durch viele Kreditoren. Das macht das Lieferantenmanagement komplex und teuer – besonders bei umfangreichen Bedarfen.

Das 1-Kreditor-Modell reduziert diesen Aufwand, indem ein zentraler Organisator die Bestellungen bündelt, an die Lieferanten weiterleitet und die finanzielle Abwicklung übernimmt. Für dein Unternehmen bedeutet das: weniger Aufwand, keine Kreditorenfreigaben, transparente Prozesse und eine Rechnung statt vieler. Das Modell ist besonders dann sinnvoll, wenn es schnell gehen muss und wenn deine internen Strukturen stark standardisiert sind.

Vorteile des 1-Kreditor-Modells für beschaffende Unternehmen

  • Große Lieferantenauswahl bei geringem Aufwand: Unternehmen behalten die freie Wahl zwischen vielen Lieferanten, ohne die administrative Last jedes einzelnen Kreditoreneintrags.
  • Schlankes Lieferantenmanagement: Weniger administrative Arbeit und ein klarer Ansprechpartner erleichtern die Einkaufsorganisation deutlich.

  • Vereinfachte Kreditorenbuchhaltung: Anstelle vieler Rechnungen gibt es nur eine zentrale Rechnung, was die Finanzprozesse beschleunigt und Fehler minimiert.

  • Integration bestehender Lieferanten: Viele Dienstleister des Modells ermöglichen es, auch bereits bekannte Lieferanten in das System einzubinden und so die Kontinuität zu wahren.


Typische Anwendungsfälle für das 1-Kreditor-Modell

Vollständige & Einheitliche Dokumente mit KKSC

Das Modell eignet sich besonders bei:

  • Einmal- oder Sonderbedarfen, z. B. für Projekte, Events, Kampagnen oder kurzfristige technische Umrüstungen
  • Prototypenbau oder Produktentwicklungen, bei denen viele Einzellieferanten involviert sind
  • Temporären Produktionsanpassungen
  • Messen und Veranstaltungen, bei denen vielfältige Leistungen (Grafik, Druck, Technik, Ausstattung etc.) notwendig sind
  • Neue Märkte oder Geschäftsbereiche, in denen keine etablierten Lieferanten existieren

In all diesen Fällen profitieren Unternehmen von der zentralen Abwicklung, weil sie weder Zeit in Kreditorenanlage noch in Abstimmungen mit Dutzenden von Anbietern investieren müssen.

Kivanc Karakoc | Sourcing & Consulting

Praxisbeispiel: Industrieunternehmen in der Produktionsumstellung

Ein mittelständischer Maschinenbauer erhielt kurzfristig den Zuschlag für ein wichtiges Projekt eines OEM-Kunden aus der Automobilbranche. Die Herausforderung: Innerhalb von nur acht Wochen musste das Unternehmen zwei Fertigungslinien umrüsten, um ein neues, hochspezialisiertes Bauteil zu produzieren. Diese Bauteile waren Bestandteil eines Innovationspakets, das der Endkunde pünktlich zur internationalen Markteinführung präsentieren wollte – jeder Tag Verzögerung hätte Vertragsstrafen und Reputationsschäden bedeutet.

Die Ausgangslage:

  • Enger Zeitrahmen: Projektstart in KW 6, Serienproduktion sollte in KW 14 anlaufen
  • Strikte Kundenanforderungen: Alle Materialien und Produktionshilfsmittel mussten bestimmte Spezifikationen und Dokumentationsvorgaben erfüllenKomplexer Einmalbedarf: Benötigt wurden u. a.:
    • Spezialwerkzeuge (u. a. manuelle Lehren und Kalibriervorrichtungen)
    • Sonderverpackungen mit ESD-Schutz, Barcodeetiketten nach Kundenvorgabe
    • Temporäre Schutzausrüstung für neue Arbeitsplätze
    • Schulungsmaterialien in sechs Sprachen
    • Interims-IT-Hardware für Testplätze (Laptop, Scanner, Software-Lizenzen)

Die Kernprobleme:

  • Kein Lieferant war im System hinterlegt. Alle Bedarfe waren neu, oft einmalig und konnten intern nicht über Rahmenverträge abgedeckt werden.
  • Die Kreditorenbuchhaltung benötigte ca. 15 Arbeitstage pro Lieferantenanlage.
  • Einzelfreigaben hätten jede Bestellung blockiert.
  • Koordination fehlte: Die Bedarfe kamen aus verschiedenen Abteilungen, ohne zentrale Abstimmung.

Die Lösung: Einsatz des 1-Kreditor-Modells durch KKSC

Um den zeitkritischen Projektanforderungen gerecht zu werden, entschied sich das Unternehmen für eine Zusammenarbeit mit uns. Ziel war es, sämtliche Sonderbedarfe gebündelt über einen zentralen Kreditor abzuwickeln – ohne interne Kreditorenanlage und ohne Mehraufwand für Buchhaltung und Einkauf.

Unsere Aufgaben im Überblick:

  • Bedarfe konsolidieren: Wir erfassten alle Anforderungen aus verschiedenen Abteilungen, führten sie zusammen und priorisierten sie.
  • Lieferanten finden und bewerten: Für jede Produktgruppe identifizierten wir passende Anbieter, holten vergleichbare Angebote ein und bewerteten diese systematisch.
  • Angebotsdesign und Vergabe: Wir gestalteten Ausschreibungen mit klaren Qualitäts-, Nachhaltigkeits- und Dokumentationsvorgaben.
  • Abwicklung & Rechnungsstellung: KKSC koordinierte Bestellung, Lieferung, Terminüberwachung und Qualitätssicherung – die Abrechnung erfolgte über eine einzige, übersichtliche Rechnung.
  • Das Ergebnis: Alle Produkte trafen pünktlich und spezifikationsgerecht ein, ohne dass das Unternehmen neue Lieferanten im System anlegen musste. Der gesamte Prozess blieb schlank, transparent und revisionssicher – ohne zusätzliche Kreditorenanlage.

Fazit: Das 1-Kreditor-Modell als strategisches Werkzeug

Das 1-Kreditor-Modell ist mehr als nur eine operative Vereinfachung – es ist ein strategischer Schlüssel zur Effizienzsteigerung im Einkauf. In einer Zeit, in der Unternehmen zunehmend agil und projektbezogen arbeiten, sorgt dieses Modell für die notwendige Flexibilität, ohne an Professionalität zu verlieren.

Die Vorteile auf einen Blick:

  • Weniger Bürokratie: Nur ein Kreditor, keine internen Freigabeprozesse für neue Lieferanten
  • Schnelligkeit: Verkürzung der Beschaffungszeit um bis zu 50 %
  • Kosteneinsparung: durch Bündelung und Verhandlung
  • Rechtssicherheit & Compliance: Alle Verträge und Leistungen sind dokumentiert und überprüft
  • Transparenz & Kontrolle: Eine Rechnung, klare Zuordnung, vollständige Dokumentation
Kommunikation im Einkauf
Kivanc Karakoc | Sourcing & Consulting

Strategische Bedeutung:

Das 1-Kreditor-Modell eignet sich besonders für Unternehmen, die wachsen, sich internationalisieren oder vermehrt mit temporären Anforderungen, Spezialprojekten oder agilen Entwicklungsteams arbeiten.

Statt Ausnahmeprozesse zu dulden, wird daraus ein skalierbares, professionell steuerbares Einkaufsinstrument.Gerade Mittelständler, die auf Effizienz und gleichzeitig Flexibilität setzen, können so schneller handeln, ohne ihre Strukturen zu überlasten.

Fazit für die Praxis: Wenn Sonderbedarf zur Herausforderung wird, machen wir daraus eine Stärke

Viele Unternehmen erleben den Sonderbedarf als lästig – als Ausnahme, die bestehende Systeme stört. Doch gerade in dieser Ausnahme liegt enormes Potenzial: Wer Einmalbedarf, Projektbeschaffungen oder Ad-hoc-Bedarfe strukturiert steuert, kann Zeit sparen, Risiken minimieren und Budgets gezielt nutzen.

Mit dem 1-Kreditor-Modell schaffen wir bei KKSC einen verlässlichen Rahmen dafür: Wir reduzieren Komplexität, entlasten Ihre Fachabteilungen und sichern gleichzeitig Qualität, Compliance und Termintreue.

Unser Ziel: Ihre internen Prozesse schlank halten und Ihre Sonderbeschaffungen so einfach und wirtschaftlich wie möglich gestalten.

Mehr zu unseren Leistungen rund um den effizienten Einkauf von Einmalbedarf findest du hier:https://kivanckarakoc.de/einmalbedarfe/

Oder nimm direkt Kontakt mit uns auf oder buche dir ein unverbindliches Gespräch – wir freuen uns auf dein Projekt.

Kivanc Karakoc | Sourcing & Consulting