Kivanc Karakoc I Sourcing & Consulting

Operative Exzellenz im Einkauf – Januar | KKSC

admin — Wed, 11 Feb 2026 14:28:33 +0000

Willkommen zu unserem aktuellen Newsletter!

Januar ist kein Aufwärmmonat. Er ist der Moment, in dem sich entscheidet, ob Einkauf 2026 reagiert oder steuert.

In dieser Ausgabe geht es genau darum:

Was aktuell wirklich zählt im Einkauf und in der Supply Chain – und was du jetzt operativ richtig machen kannst. Kompakt. Praxisnah. Ohne Buzzwords.

Highlight des Monats für den Einkauf

Supply Chain Management: Wie du deine Lieferkette wirklich im Griff behältst

Kaum ein Thema hat Unternehmen in den letzten Jahren so beschäftigt wie das Supply Chain Management. Fehlende Materialien, verspätete Lieferungen oder plötzliche Preissteigerungen haben gezeigt, wie anfällig globale Lieferketten sein können. Was früher im Hintergrund lief, steht heute ganz oben auf der Agenda vieler Unternehmen.

Supply Chain Management bedeutet längst nicht mehr nur Logistik oder Transportplanung. Es geht darum, Abläufe zu verstehen, Abhängigkeiten zu steuern und Risiken frühzeitig zu erkennen. Wer sein Supply Chain Management im Griff hat, bleibt handlungsfähig, selbst dann, wenn es draußen turbulent wird.

In diesem Artikel schauen wir uns an, warum Supply Chain Management so wichtig ist, wo typische Schwachstellen liegen und wie ein Praxisbeispiel zeigt, was eine gut organisierte Lieferkette leisten kann.

Was steckt hinter dem Begriff Supply Chain Management?

Gemeint ist die ganzheitliche Planung, Steuerung und Optimierung aller Prozesse entlang der Lieferkette. Dazu zählen nicht nur der Transport von Waren, sondern ebenso der Einkauf, die Produktionsplanung, die Lagerhaltung sowie der Informations- und Geldfluss zwischen allen Beteiligten. Ziel des Supply Chain Managements ist es, Materialien und Produkte in der richtigen Menge, zur richtigen Zeit, am richtigen Ort und in der passenden Qualität bereitzustellen.

Und das alles effizient, flexibel und möglichst risikofrei. Wenn diese Abläufe sauber ineinandergreifen, läuft vieles im Hintergrund. Fehlt diese Abstimmung, machen sich Störungen sofort bemerkbar, etwa durch Lieferverzögerungen, steigende Kosten oder unzufriedene Kunden.

Warum Supply Chain Management heute so entscheidend ist

Lieferketten sind heute komplexer als je zuvor. Globale Beschaffungsmärkte, spezialisierte Zulieferer und steigender Kostendruck sorgen dafür, dass selbst kleine Störungen große Auswirkungen haben können. Genau hier zeigt sich der Wert eines professionellen Supply Chain Managements.

Typische Herausforderungen sind:

lange oder schwankende Lieferzeiten
Abhängigkeiten von einzelnen Lieferanten
mangelnde Transparenz über Bestände und Verfügbarkeiten
kurzfristige Planänderungen in Projekten
fehlende Abstimmung zwischen Abteilungen

Ohne ein strukturiertes Supply Chain Management reagieren Unternehmen meist nur noch auf Probleme, statt sie aktiv zu steuern. Mit klaren Prozessen und Verantwortlichkeiten lassen sich Risiken früh erkennen und gezielt abfedern.

Supply Chain Management als verbindendes Element im Unternehmen

Ein häufig unterschätzter Aspekt: Supply Chain Management ist vor allem eine Schnittstellenfunktion. Einkauf, Produktion, Logistik und Vertrieb arbeiten entlang derselben Lieferkette, oft jedoch mit unterschiedlichen Zielen.

Der Einkauf optimiert Preise, die Produktion braucht Planungssicherheit, die Logistik effiziente Abläufe und der Vertrieb verlässliche Liefertermine. Gutes Supply Chain Management sorgt dafür, dass diese Interessen nicht gegeneinander arbeiten, sondern auf ein gemeinsames Ziel ausgerichtet sind: eine stabile, leistungsfähige Lieferkette.

Was modernes Supply Chain Management auszeichnet

Ein zeitgemäßes Supply Chain Management ist kein starres Regelwerk, sondern ein flexibles System. Es passt sich Marktbedingungen an und wächst mit dem Unternehmen.

Charakteristisch sind:

Transparenz über Lieferketten und Bestände
realistische Planung von Kapazitäten und Lieferzeiten
aktives Risikomanagement
vorbereitete Alternativen bei Engpässen
enge Zusammenarbeit aller beteiligten Bereiche

Unternehmen, die ihr Supply Chain Management kontinuierlich weiterentwickeln, sind deutlich widerstandsfähiger gegenüber externen Einflüssen.

Praxisbeispiel: Wenn ein Bauteil zur kritischen Schwachstelle wird

Ein mittelständisches Unternehmen aus dem Maschinenbau fertigt kundenspezifische Anlagen für internationale Kunden. Die Projekte sind komplex, viele Komponenten speziell entwickelt. Lange Zeit funktioniert die Lieferkette problemlos.

Dann kommt es zu einem Engpass: Ein elektronisches Steuerungsmodul ist plötzlich nur noch mit einer Lieferzeit von 18 Wochen verfügbar. Ohne dieses Bauteil können mehrere Anlagen nicht ausgeliefert werden.

Die Situation:

Produktionspläne müssen kurzfristig umgestellt werden
Liefertermine geraten ins Wanken
Kunden werden unruhig
Einkauf und Technik arbeiten unter hohem Zeitdruck

Das Problem: Das Modul wurde ausschließlich von einem Lieferanten bezogen. Eine klassische Schwachstelle im Supply Chain Management, die im Alltag lange unauffällig blieb.

Die Lösung: Supply Chain Management neu denken

Nach der ersten Eskalation wird das Supply Chain Management gezielt analysiert und angepasst.

Zunächst werden alle kritischen Komponenten identifiziert und nach Risiko und Austauschbarkeit bewertet. Für zentrale Bauteile beginnt der Einkauf, alternative Lieferanten zu suchen und technisch freizugeben. Parallel stimmen sich Einkauf, Entwicklung und Produktion enger ab, um mögliche Ersatzlösungen zu definieren.

Zusätzlich werden Szenarien entwickelt: Was passiert bei Lieferausfall, Preissteigerung oder Qualitätsproblemen? Diese Fragen werden fest im Supply Chain Management verankert.

Das Ergebnis:

Lieferfähigkeit verbessert sich deutlich
Produktionsstillstände werden vermieden
Kundenprojekte bleiben planbar
interne Abstimmungen werden effizienter

Ein gutes Beispiel dafür, wie wirkungsvoll strukturiertes Supply Chain Management sein kann.

Typische Fehler im Supply Chain Management

Auch erfahrene Unternehmen machen immer wieder ähnliche Fehler:

zu starker Fokus auf den Einkaufspreis
fehlende Alternativlieferanten
unklare Verantwortlichkeiten
mangelnde Transparenz in der Lieferkette
reaktive statt vorausschauende Planung

Diese Stolpersteine lassen sich vermeiden, wenn Supply Chain Management als strategische Aufgabe verstanden wird und nicht nur als operative Notwendigkeit.

Fünf praktische Tipps für besseres Supply Chain Management

Identifiziere kritische Materialien und Komponenten frühzeitig.
Bewerte Lieferanten regelmäßig nach Zuverlässigkeit, nicht nur nach Preis.
Sorge für klare Zuständigkeiten im Supply Chain Management.
Dokumentiere Prozesse, Abhängigkeiten und Risiken.
Ziehe externe Expertise hinzu, wenn interne Ressourcen knapp sind.

Fazit: Warum Supply Chain Management heute den Unterschied macht

Supply Chain Management ist weit mehr als ein operatives Hilfsmittel. Es bestimmt, wie stabil, flexibel und zuverlässig dein Unternehmen aufgestellt ist. Wer seine Lieferkette aktiv steuert, erkennt Risiken frühzeitig, vermeidet unnötige Engpässe und hält Projekte auch in unsicheren Zeiten planbar.

Ein gut organisiertes Supply Chain Management schafft Transparenz, verbindet Abteilungen und sorgt dafür, dass Entscheidungen ganzheitlich getroffen werden. Das Ergebnis sind verlässlichere Lieferzeiten, bessere Kostenkontrolle und zufriedene Kunden.

Kurz gesagt: Supply Chain Management ist ein zentraler Hebel für Wettbewerbsfähigkeit und nachhaltigen Unternehmenserfolg.

Vielen Dank für deine Aufmerksamkeit und bis zum nächsten Mal,

Kivanc Karakoc

Gründer & Geschäftsführer

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Einmalbedarfe im Einkauf – warum sie strategische Kapazität blockieren | KKSC

admin — Wed, 11 Feb 2026 14:23:54 +0000

Ich habe letzte Woche ein Erstgespräch geführt, bei dem mir wieder klar geworden ist, wo im Einkauf gerade wirklich Energie verloren geht.

Ein ganz normaler Video-Call mit einem Einkaufsleiter aus dem Mittelstand.
Eigentlich wollten wir über Strukturen, Prioritäten und strategische Themen sprechen.

Und dann kam dieser Satz, eher beiläufig:

„Die größten Diskussionen habe ich ehrlich gesagt nicht bei den großen Vergaben, sondern bei den ganzen Einmalbedarfen.“

Ab da wurde es sehr konkret.

– Neue Lieferanten anlegen.
– Bestellungen über Online-Shops.
– Vorkasse, Kreditkarte, Paypal.
– Fehlende oder falsche Belege.
– Rückfragen aus Wareneingang und Buchhaltung.
– Unzufriedene Fachbereiche, die „es einfach schnell brauchen“.

Alles keine Ausnahmen.
Alles Alltag.

Und genau das ist das Problem.

Denn bei Einmalbedarfen schaut man oft nur auf den Preis.
Dabei liegt der eigentliche Hebel im Prozess.

Zeitverluste im Einkauf.
Manuelle Nacharbeit in der Buchhaltung.
Unklare Zuständigkeiten.
Maverick Buying, weil es „sonst zu lange dauert“.

Im Gespräch wurde sehr schnell klar:
Diese Themen blockieren genau die Zeit, die der Einkauf eigentlich für strategische Aufgaben bräuchte.

Deshalb sagen wir ganz bewusst:
Einmalbedarfe sind kein Nebenthema.
Sie sind ein echter Produktivitätskiller, wenn sie nicht sauber gelöst sind.

Und genau deshalb pushen wir dieses Thema aktuell so stark – nicht theoretisch, sondern aus der Praxis heraus.

Wer Einmalbedarfe strukturiert löst, entlastet den Einkauf, bringt Ruhe in die Abläufe und schafft wieder Luft für die Themen, die wirklich Wert schaffen.

Mich interessiert:
Wo kosten euch Einmalbedarfe aktuell am meisten Zeit?

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Einmalbedarfe im Einkauf – warum der Prozess wichtiger ist als der Preis | KKSC

admin — Wed, 11 Feb 2026 14:20:27 +0000

Das größte Problem bei Einmalbedarfen ist nicht der Preis.
Es ist das Denken dahinter.

Einmalbedarfe werden in vielen Unternehmen immer noch falsch eingeordnet.
Man schaut auf den Einzelpreis.
1.000 Euro hier, 800 Euro da.

Und dann beginnt die Suche nach der „günstigeren Alternative“.

Genau das ist der Denkfehler.

Bei Einmalbedarfen geht es nicht primär um den Beschaffungspreis.
Es geht um den Prozess.

Denn was passiert in der Realität?

• neue Lieferanten anlegen
• Stammdaten pflegen
• Freigaben einholen
• Rechnungen prüfen
• Rückfragen klären
• Buchhaltung beschäftigen
• Diskussionen über Kostenstellen führen

Und das alles für einen Bedarf, der einmalig ist und nie wiederkommt.

Der eigentliche Kostenblock liegt nicht im Einkaufspreis.
Er liegt im administrativen Aufwand.

Ein weiteres Missverständnis, das wir oft sehen:
KKSC wird in diesem Bereich noch als klassischer Berater wahrgenommen.

Das sind wir hier nicht.
Wir setzen um.
Konkret.

Mit unserem Ein-Kreditor-Modell wickeln wir Einmalbedarfe vollständig für unsere Kunden ab.

Ein Prozess.
Ein Kreditor.
Eine Rechnung.

Kein Chaos.
Keine Sonderwege.
Keine Diskussionen.

Und genau deshalb stellen wir uns aktuell auch klarer auf.
Damit sichtbar wird, was wir hier wirklich machen.

Einmalbedarfe brauchen keine Preisverhandlung auf die letzte Nachkommastelle.
Sie brauchen einen sauberen, einfachen, skalierbaren Prozess.

Alles andere ist teurer, als es aussieht…

Wir pushen das Thema aktuell sehr bewusst.

Als einer der Haupt-Umsetzer des Ein-Kreditor-Modells bei Einmalbedarfen sind wir gerade dabei, unsere neue Webseite dazu live zu bringen.

Bleibt dran.
Das wird spannend

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Kostenoptimierung reicht nicht mehr – warum Beschaffung 2026 neu gedacht werden muss | KKSC

admin — Wed, 11 Feb 2026 14:17:38 +0000

Kostenoptimierung reicht nicht mehr.
Und wer das 2026 noch glaubt, wird Probleme bekommen.

Beschaffung und Supply Chain stehen nicht vor einem weiteren „Change-Projekt“.
Sie stehen mitten in einem strukturellen Umbruch.

Geopolitik, volatile Märkte, Energiepreise, Regulierung, ESG, Lieferkettenrisiken.
All das ist kein Ausnahmezustand mehr.
Das ist der neue Normalzustand.

Was ich aktuell in vielen Unternehmen sehe:
Man versucht, neue Probleme mit alten Denkmustern zu lösen.

• lineare Lieferketten
• reines Preisdenken
• isolierte Digitalprojekte
• Risikomanagement erst, wenn es brennt

Das funktioniert nicht mehr.

Resilienz entsteht nicht durch mehr Excel.
Sondern durch Netzwerke.

Unternehmen müssen ihre Lieferketten als Ökosysteme verstehen:
mehrstufig, vernetzt, transparent.

Wer seine Abhängigkeiten nicht kennt, kann sie auch nicht steuern.

Technologie kann dabei helfen.
Aber nur, wenn sie richtig eingesetzt wird.

KI ist kein Selbstzweck.
Sie ist ein Enabler.

Der größte Fehler, den ich sehe:

Pilotprojekte ohne Zielbild.
Tools ohne Governance.
Dashboards ohne Entscheidungsrelevanz.

KI ersetzt dabei keine Erfahrung!
Sie verstärkt sie… oder macht schlechte Entscheidungen schneller.

Gleichzeitig verschärft sich der Zielkonflikt:
Kosten, Nachhaltigkeit, Versorgungssicherheit.

Wer Nachhaltigkeit isoliert betrachtet, verliert.
Wer sie integriert in Kosten-, Risiko- und Lieferantenstrategien, gewinnt.

Und dann kommt der wichtigste Punkt, der oft vergessen wird:

Organisation und Führung.

Resiliente Supply Chains entstehen nicht durch Strukturdiagramme.

Sondern durch klare Verantwortlichkeiten, schnelle Entscheidungen und Menschen, die Verantwortung übernehmen.

Zentral oder dezentral ist nicht die Frage.
Entscheidungsfähigkeit ist es.

Mein Fazit:
Beschaffung ist längst kein Kostenblock mehr.

Sie ist Steuerungsfunktion, Risikomanager, Innovationspartner und Wettbewerbsfaktor zugleich.

Unternehmen, die das verstanden haben, sind heute stabiler.
Und morgen deutlich schneller.

Transformation ist kein Projekt.
Sie ist Daueraufgabe.

Die Frage ist nicht, ob man sich verändert.
Sondern wie lange man es sich noch leisten kann, es nicht zu tun.

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Einkauf im Wandel – warum strategisches Denken heute entscheidet | KKSC

admin — Mon, 26 Jan 2026 13:47:02 +0000

Der Einkauf hat sich verändert.
Nur leider nicht überall.

In den letzten fünf Jahren habe ich beides gesehen:
Unternehmen, in denen der Einkauf heute ein echter Werttreiber ist.
Und Unternehmen, in denen er noch genauso arbeitet wie vor zehn oder fünfzehn Jahren.

Und genau da liegt das Problem.

Es gibt nicht „den Einkauf“.
Aber es gibt eine klare Trennlinie:

Entweder Einkauf wird strategisch gedacht.
Oder er bleibt eine reine Beschaffungsfunktion.

In vielen Unternehmen ist der Einkauf noch immer die Abteilung, die „bitte dafür sorgt, dass das Material rechtzeitig und möglichst günstig da ist“.

Wer Einkauf so versteht, bekommt fast immer dieselben Symptome:

• zu hohe Materialkosten
• fehlende Teile
• stockende Produktion
• langsame Produktentwicklung
• wenig Innovation aus dem Lieferantenmarkt

Das ist kein Zufall.
Das ist eine direkte Folge der Philosophie.

Denn der Einkauf beeinflusst mehr als viele wahrhaben wollen:

– Materialkostenquote
– Cashflow
– Lieferfähigkeit
– Innovationskraft
– Time-to-Market

Lieferanten sind nicht nur Kostenstellen.
Sie sind Wissens-, Technologie- und Innovationsquellen.

Und genau hier sitzt der Einkauf am Hebel.
Oder sollte es zumindest.

Ein Unternehmen ist kein Wettkampf zwischen Vertrieb, Einkauf, Produktion und Logistik.
Es ist ein System aus Zahnrädern.

Und wenn eines davon falsch positioniert ist, läuft das ganze System unrund.

Der Einkauf ist dabei kein Einzelheld.
Aber er ist ein entscheidender Teil des „Herzens“ eines Unternehmens.

Wer das verstanden hat, führt anders.
Entscheidet anders.
Und hat langfristig andere Ergebnisse.

Der Einkauf der Zukunft ist nicht lauter.
Er ist früher, strategischer und besser integriert.

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Einkauf 2026 – warum Struktur wichtiger wird als der letzte Prozentpunkt | KKSC

admin — Mon, 26 Jan 2026 13:42:46 +0000

Die Lage im Einkauf wird 2026 nicht einfacher.

Zwei aktuelle Entwicklungen zeigen sehr deutlich, wo wir gerade stehen:

1⃣ Die Nachfrage schwächelt.
2⃣ Die Risiken bleiben hoch.

Der aktuelle Einkaufsmanagerindex zeigt es klar:
Aufträge und Produktion gehen zurück, besonders im Konsum- und Vorleistungsbereich. Gleichzeitig verlängern sich Vorlaufzeiten wieder und die Einkaufspreise steigen erstmals seit fast drei Jahren.

Das ist kein Widerspruch.
Das ist Realität im Einkauf.

Weniger Bedarf heißt eben nicht automatisch weniger Risiko.
Im Gegenteil.

Kapazitätsengpässe bei Lieferanten, geopolitische Spannungen und steigende Kosten bei Metallen, Elektronik und Energie sorgen dafür, dass Lieferketten wieder fragiler werden – obwohl eigentlich weniger produziert wird.

Parallel dazu bleibt der Blick auf die Rohstoffmärkte ernüchternd.

China dominiert weiterhin zentrale Rohstoffe, insbesondere bei Seltenen Erden und Materialien für Digitalisierung und Energiewende.

Europa reagiert – aber langsam.

Der Critical Raw Materials Act wird helfen, aber nicht kurzfristig.
Was bedeutet das für den Einkauf?

Aus meiner Sicht ganz klar:

2026 wird kein Jahr für reine Preisverhandlungen.
2026 wird ein Jahr für Struktur, Risikomanagement und klare Prioritäten.

Ein paar Punkte, die ich aktuell vielen Unternehmen mitgebe:

– Transparenz schlägt Hoffnung
Wer seine Bedarfe, Abhängigkeiten und Risiken nicht sauber kennt, verliert Verhandlungsspielraum – egal ob bei steigenden oder fallenden Märkten.

– Energie & Rohstoffe gehören zusammen gedacht
Industriestrompreis, CO₂-Kosten, CBAM, Transport – das sind keine isolierten Themen. Der Einkauf muss Szenarien rechnen, nicht nur Preise vergleichen.

– Lieferantenbeziehungen werden strategischer
Kurzfristige Preisbindungen funktionieren immer schlechter. Partnerschaften, Flexibilität und Alternativen werden wichtiger als der letzte Prozentpunkt.

– Risiko schlägt Effizienz
Multisourcing, Multicountry, Second Sources – all das kostet kurzfristig Effizienz. Aber es sichert Lieferfähigkeit, wenn es darauf ankommt.

Trotz allem:

Die Geschäftsaussichten steigen wieder leicht.

Investitionen in Infrastruktur, Verteidigung und neue Produkte geben Hoffnung.

Aber nur für Unternehmen, die ihren Einkauf nicht als Bestellabteilung verstehen, sondern als Steuerungsfunktion.

2026 wird kein einfaches Jahr.
Aber für gut aufgestellte Einkaufsorganisationen kann es ein starkes werden.

Wie bereitet ihr euren Einkauf aktuell auf 2026 vor?

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Einstieg in den Einkauf – warum Erfahrung mehr zählt als Theorie | KKSC

admin — Mon, 26 Jan 2026 13:35:49 +0000

Mit 20 Jahren hatte ich meinen prägendsten Moment im Einkauf.

Es war der Einstieg in den Einkauf vor 18 Jahren.

Direkt zu Beginn ging’s für mich auf meine erste Asienreise – nach Hongkong, Shenzhen, Guangzhou.
Und dann weiter zu Lieferanten, Werkshallen, Verhandlungstischen.

Mit Anfang 20.
Frisch im Einkauf.
Und plötzlich sitzt du bei Industrieunternehmen in Asien und führst Verhandlungen.

Damals fühlte es sich wie der große Wurf an.
Heute würde ich es vielleicht anders angehen.

Ich hätte mich besser vorbereitet.
Mehr hinterfragt.
Mehr rausgeholt.

Erfahrung macht den Unterschied.
Und Erfahrung entsteht nicht durch Theorie, sondern durch genau solche Situationen.

Rückblickend kann ich sagen: Ich hätte in den Verhandlungen viel mehr rausholen können.

Aber genau solche Momente prägen einen.

Denn sie zeigen einem, wie viel man im Laufe der Jahre lernt und wie wichtig es ist, nie aufzuhören, sich weiterzuentwickeln.

Der Moment hat mir nicht nur einen Blick hinter die Kulissen der globalen Lieferketten gegeben – er hat mir auch die Augen geöffnet, wie wichtig Vorbereitung, Verhandlungstaktik und selbstbewusstes Auftreten sind.

Was war euer prägendster Moment im Einkauf?

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Operative Exzellenz im Einkauf – Dezember & Jahreswechsel | KKSC

admin — Mon, 26 Jan 2026 13:25:22 +0000

Willkommen zu unserem aktuellen Newsletter! In dieser Ausgabe nehmen wir dich mit auf eine Reise durch die spannendsten Entwicklungen und Ereignisse, die den Dezember im Jahr 2025 in der Einkaufs- und Supply-Chain-Welt geprägt haben. Für den Jahreswechsel gibt es auf einen Einblick, wie du den Einkauf für 2026 wieder auf Vordermann bringst. Freue dich auf praxisnahe Einkaufstipps, unsere meistdiskutierten Beiträge und besondere Highlights – alles kompakt und übersichtlich für dich zusammengefasst. Unser Ziel ist es, dir nicht nur wertvolle Einblicke zu bieten, sondern auch frische Ideen für operative Exzellenz, die du sofort in deinem Arbeitsalltag umsetzen kannst. Viel Freude beim Lesen!

Ist dein Einkauf ready für 2026? Im Highlight des Monats kannst du es selber prüfen!

Einkauf auf Vordermann bringen für das neue Jahr: So startest du effizient, strukturiert und zukunftssicher

Der Jahreswechsel ist mehr als nur ein neues Datum im Kalender. Für viele Unternehmen ist er der perfekte Zeitpunkt, um Prozesse zu überprüfen, Routinen zu hinterfragen und den Einkauf auf Vordermann zu bringen.

Neue Budgets, neue Ziele und oft auch neue Marktbedingungen machen schnell deutlich: Alte Einkaufsprozesse passen nicht mehr zu den aktuellen Anforderungen. Was im letzten Jahr noch funktioniert hat, verursacht im neuen Jahr häufig unnötigen Abstimmungsaufwand, Lieferverzögerungen oder versteckte Kosten.

Ein moderner, gut organisierter Einkauf sorgt dagegen für Planungssicherheit, bessere Konditionen und spürbar weniger Stress im Tagesgeschäft. Doch wie genau bringt man den Einkauf auf Vordermann? Genau darum geht es in diesem Beitrag.

Warum es sich lohnt, den Einkauf zum Jahresstart neu aufzustellen

Im laufenden Betrieb bleibt selten Zeit, Einkaufsprozesse grundlegend zu überdenken. Bestellungen laufen nebenbei, Lieferanten werden aus Gewohnheit genutzt und Sonderfälle „irgendwie gelöst“. Genau hier liegt das Risiko. Zum neuen Jahr treffen oft mehrere Faktoren zusammen:

Neue Budgets und Ziele
Geänderte Marktbedingungen
Neue Lieferanten oder Preisstrukturen
Interne Umstrukturierungen oder neue Projekte

Wer jetzt den Einkauf auf Vordermann bringt, schafft eine stabile Basis für das gesamte Jahr. Denn ein sauber organisierter Einkauf wirkt sich direkt auf Kosten, Lieferfähigkeit und Projektgeschwindigkeit aus.

Typische Baustellen im Einkauf, die sich über Jahre einschleichen

Viele Unternehmen erkennen erst spät, dass ihr Einkauf nicht mehr optimal aufgestellt ist. Häufige Anzeichen sind:

Unübersichtliche Lieferantenlisten
Fehlende Transparenz bei Preisen und Konditionen
Hoher Abstimmungsaufwand zwischen Abteilungen
Zeitdruck durch kurzfristige Bedarfe
Wiederkehrende Lieferverzögerungen
Unklare Zuständigkeiten

Diese Probleme entstehen selten über Nacht. Sie entwickeln sich schleichend und bremsen den Einkauf irgendwann spürbar aus. Das neue Jahr ist der ideale Moment, um genau hier anzusetzen.

Schritt 1: Bestandsaufnahme – Wo steht dein Einkauf aktuell?

Bevor Prozesse optimiert werden, braucht es Klarheit über den Ist-Zustand. Eine ehrliche Bestandsaufnahme ist der wichtigste erste Schritt, um den Einkauf auf Vordermann zu bringen.

Typische Fragen dabei:

Welche Einkaufsprozesse existieren aktuell?
Wo entstehen regelmäßig Verzögerungen?
Welche Materialien oder Dienstleistungen verursachen besonders viel Aufwand?
Wie transparent sind Preise, Lieferzeiten und Konditionen?
Gibt es klare Zuständigkeiten oder viele Grauzonen?

In vielen Unternehmen zeigt sich dabei schnell: Wissen ist verteilt, Abläufe sind historisch gewachsen und nur wenige wirklich klar dokumentiert.

Schritt 2: Einkaufsprozesse standardisieren und vereinfachen

Ein häufiger Grund für Stress im Einkauf sind fehlende Standards. Jede Anfrage sieht anders aus, wichtige Informationen fehlen und Rückfragen kosten Zeit.

So bringst du Struktur in deine Einkaufsprozesse:

Einheitliche Vorlagen für Bedarfsanforderungen erstellen
Klare Mindestinformationen definieren (Menge, Material, Maße, Liefertermin, Qualitätsanforderungen)
Freigabeprozesse festlegen und transparent machen
Eskalationswege bei Zeitdruck definieren

Standardisierte Prozesse beschleunigen den Einkauf erheblich – besonders bei wiederkehrenden Bedarfen oder unter Zeitdruck.

Schritt 3: Bedarfe präzise formulieren – der Schlüssel für bessere Ergebnisse

Unklare Bedarfe sind einer der größten Kostentreiber im Einkauf. Je unschärfer die Anfrage, desto höher das Risiko für:

Fehlangebote
Verzögerungen
Nachverhandlungen
Qualitätsprobleme

Praxis-Tipp: Arbeite eng mit Technik und Fachabteilungen zusammen und definiere Bedarfe so konkret wie möglich:

Technische Spezifikationen
Toleranzen und Normen
Einsatzbereich
Abnahmekriterien

Ein sauber formulierter Bedarf spart im gesamten Beschaffungsprozess Zeit und Geld.

Schritt 4: Lieferantenstruktur überprüfen und aktiv managen

Den Einkauf auf Vordermann zu bringen bedeutet auch, die eigene Lieferantenlandschaft kritisch zu prüfen. Viele Unternehmen arbeiten jahrelang mit denselben Partnern – ohne zu hinterfragen, ob diese noch optimal passen.

Wichtige Fragen dabei:

Welche Lieferanten sind zuverlässig?
Wo gab es Lieferverzögerungen oder Qualitätsprobleme?
Wie flexibel reagieren Lieferanten auf Änderungen?
Gibt es Abhängigkeiten von einzelnen Anbietern?

Konkrete Maßnahmen:

Lieferanten regelmäßig bewerten (Preis, Qualität, Lieferzeit, Kommunikation)
Alternative Lieferanten aufbauen
Abhängigkeiten reduzieren
Rahmenverträge neu verhandeln

Ein aktives Lieferantenmanagement erhöht die Versorgungssicherheit deutlich – besonders in unsicheren Märkten.

Schritt 5: Transparenz schaffen durch Daten und Kennzahlen

Ein moderner Einkauf arbeitet nicht aus dem Bauch heraus, sondern datenbasiert. Transparenz ist entscheidend, um den Einkauf nachhaltig zu verbessern.

Sinnvolle Kennzahlen im Einkauf:

Durchschnittliche Lieferzeit
Preisentwicklung je Artikel
Anzahl der Rückfragen pro Bestellung
Reklamationsquote
Anteil kurzfristiger Beschaffungen

Diese Kennzahlen helfen, Schwachstellen frühzeitig zu erkennen und gezielt gegenzusteuern.

Schritt 6: Zusammenarbeit im Unternehmen verbessern

Der Einkauf kann nur so gut sein wie die Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen. Besonders zum Jahresstart ist es wichtig, klare Kommunikationswege festzulegen.

Erfolgsfaktoren für eine bessere Zusammenarbeit:

Einkauf frühzeitig in Projekte einbinden
Regelmäßige Abstimmungen mit Technik und Projektleitung
Gemeinsames Verständnis für Zeit, Kosten und Qualität schaffen
Klare Ansprechpartner definieren

Je früher der Einkauf eingebunden ist, desto besser lassen sich Risiken steuern.

Praxisbeispiel: Jahresstart mit alten Problemen

Ein mittelständisches Maschinenbauunternehmen startet ins neue Jahr mit ehrgeizigen Zielen. Die Auftragslage ist gut, mehrere Projekte laufen parallel. Doch schon im ersten Quartal häufen sich Probleme im Einkauf:

Materialien kommen verspätet an
Preise variieren stark je nach Bestellung
Projektleiter beschweren sich über lange Beschaffungszeiten

Die Ursache: Über Jahre gewachsene Einkaufsstrukturen ohne klare Standards.

Der Neustart im Einkauf

Zum Jahresbeginn wird der Einkauf bewusst neu aufgestellt:

Bestandsaufnahme Alle Lieferanten, Artikel und Prozesse werden analysiert.
Standardisierung Einheitliche Vorlagen für Bedarfe, Angebote und Freigaben werden eingeführt.
Lieferantenbewertung Zuverlässigkeit, Preisniveau und Reaktionszeit werden transparent bewertet.
Klare Kommunikation Einkauf, Technik und Projektmanagement definieren feste Abstimmungswege.

Das Ergebnis nach sechs Monaten:

18 % geringere Beschaffungskosten
Spürbar kürzere Durchlaufzeiten
Weniger Rückfragen und Nachbestellungen
Deutlich entspannterer Einkauf im Tagesgeschäft

Ein klarer Beweis dafür, wie sinnvoll es ist, den Einkauf zum Jahresstart auf Vordermann zu bringen.

Die häufigsten Fehler beim „Neustart“ im Einkauf

Fehler 1: Nur Preise verhandeln – Günstigere Preise helfen wenig, wenn Prozesse weiterhin ineffizient bleiben.
Fehler 2: Einkauf isoliert betrachten – Ohne Einbindung von Technik, Produktion und Management entstehen neue Reibungsverluste.
Fehler 3: Alte Lieferanten automatisch behalten- Nicht jeder langjährige Partner passt noch zu aktuellen Anforderungen.
Fehler 4: Keine klare Priorisierung – Zu viele Baustellen gleichzeitig führen schnell wieder ins Chaos.

Fünf konkrete Tipps, um den Einkauf für das neue Jahr fit zu machen

Prozesse dokumentieren – Klare Abläufe schaffen Transparenz und Sicherheit.
Bedarfe sauber definieren – Je präziser die Anfrage, desto besser das Ergebnis.
Lieferanten aktiv managen – Regelmäßige Bewertungen verbessern Qualität und Verlässlichkeit.
Daten nutzen – Preise, Lieferzeiten und Qualität sollten messbar sein.
Ressourcen realistisch planen– Ein gut aufgestellter Einkauf braucht Zeit – spart sie später aber mehrfach ein.

Fazit: Einkauf auf Vordermann bringen heißt Zukunft sichern

Den Einkauf für das neue Jahr auf Vordermann zu bringen ist kein kurzfristiges Projekt, sondern eine strategische Investition. Klare Prozesse, saubere Bedarfe, aktive Lieferantensteuerung und transparente Kennzahlen machen den Unterschied zwischen Stress und Kontrolle.

Ein professionell aufgestellter Einkauf sorgt dafür, dass Materialien zur richtigen Zeit, in der richtigen Qualität und zu fairen Konditionen verfügbar sind – und verschafft dem Unternehmen genau den Handlungsspielraum, den es für ein erfolgreiches neues Jahr braucht.

Kurz gesagt: Wer den Einkauf jetzt strukturiert auf Vordermann bringt, legt den Grundstein für ein effizienteres, planbareres und erfolgreicheres Jahr.

Vielen Dank für deine Aufmerksamkeit und bis zum nächsten Mal,

Kivanc Karakoc

Gründer & Geschäftsführer

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Einmalbedarfe 2026 – Der Effizienz-Killer im Einkauf | KKSC

admin — Fri, 09 Jan 2026 12:18:12 +0000

Welches Thema wir 2026 konsequent angreifen werden?
EINMALBEDARFE.

Genau hier sehe ich bei extrem vielen Unternehmen dieselben Probleme:

Unnötige Prozesse, neue Lieferanten für Kleinstbeträge, Freigaben ohne Ende… und am Ende Kosten, die niemand so richtig auf dem Schirm hat.

Einmalbedarfe sind kein Randthema.
Sie sind ein echter Effizienz-Killer im Einkauf.

Das Gute:
Man kann das Thema sehr einfach lösen.

Wir haben im letzten Jahr mehrere Projekte dazu umgesetzt.
Und wir sind immer noch an diesen Projekten dran.

Warum? Weil die Ergebnisse überzeugen und die Rückmeldungen klar sind:
Weniger Aufwand, mehr Transparenz, spürbare Entlastung im Tagesgeschäft.

Was mir dabei wichtig ist:
Es geht nicht um ein weiteres Tool oder ein großes Change-Projekt.
Sondern um eine pragmatische Lösung, die sofort wirkt.

2026 wird für uns deshalb das Jahr, in dem wir Einmalbedarfe endgültig aus der Grauzone holen.

Habt ihr das Thema schonmal behandelt?

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2026: Ein herausforderndes Jahr für den Einkauf – Klarheit statt Aktionismus | KKSC

admin — Fri, 09 Jan 2026 12:15:32 +0000

2026 wird kein leichtes Jahr für Unternehmen und Einkauf.

Viele Unternehmen gehen mit Hoffnung ins neue Jahr.
Ich glaube, es braucht etwas anderes: Klarheit.

Kosten bleiben hoch.
Lieferketten bleiben fragil.
Regulatorische Themen verschwinden nicht, sie verändern nur ihr Gesicht. (Stichwort LkSG)

Das ist keine Panikmache.
Das ist Realität.

Die Frage ist nicht, ob 2026 herausfordernd wird.
Die Frage ist, wie man damit umgeht.

Wer weiter auf Aktionismus setzt, wird getrieben.
Wer Prozesse sauber aufstellt, behält die Kontrolle.

Gerade im Einkauf sehe ich das immer wieder:
Nicht die lautesten Maßnahmen bringen Sicherheit, sondern die leisen, durchdachten.

2026 wird das Jahr, in dem sich zeigt, wer vorbereitet ist und wer nur reagiert.

Ich bin überzeugt:
Unternehmen, die jetzt Verantwortung übernehmen, klar priorisieren und konsequent handeln, werden gestärkt aus diesem Jahr gehen.

Es wird kein leichtes Jahr.
Aber ein ehrliches.

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